У Фрэнсиса есть несколько документов, которые для целей Оглавления он должен рассматривать как единый документ. Он задается вопросом, есть ли способ создать оглавление, которое на самом деле охватывает несколько документов.

На самом деле есть три способа сделать это. Я быстро опишу два подхода, а затем уделю немного больше времени третьему.

Первый подход — просто создать новый документ, а затем скопировать содержимое каждого из ваших файлов в этот новый документ в правильном порядке. Допустим, у вас есть серия документов с именами Chap01, Chap02, Chap03 и далее по Chap32. Вы должны открыть каждый из этих файлов, по очереди, нажать Ctrl + A, чтобы выделить все в файле, переключиться на новый документ и нажать Ctrl + V. По мере того как вы это делаете, новый документ становится все больше и больше (конечно), но по завершении вы можете легко добавить оглавление в начало документа.

Честно говоря, такой подход требует много работы, и он не очень гибкий. Каждый раз, когда вы редактируете один из документов, вам нужно повторять процесс, чтобы получить новый оглавление. Так что я бы не рекомендовал этот конкретный подход.

Второй подход — использовать составной документ и вложенные документы. Это встроенная в Word функция, которая позволяет вам определять «документ-контейнер» (главный документ) и определять другие документы, которые должны быть включены в контейнер (вложенные документы). Чтобы создать составной документ, выполните следующие действия:

  1. Создайте новый документ. Убедитесь, что он использует тот же шаблон, что и документы, которые вы хотите включить в оглавление.

  2. Отобразите документ в режиме структуры. (Откройте вкладку «Вид» на ленте и щелкните инструмент «Структура» в группе «Представления».)

  3. Убедитесь, что на ленте отображается вкладка Outlining. (Он должен отображаться по умолчанию при переключении в режим Outline.)

  4. В группе Составной документ щелкните инструмент Показать документ. Word расширяет инструменты в группе Мастер-документ.

  5. Щелкните инструмент «Вставка», который отображается в группе «Составной документ».

Word отображает диалоговое окно «Вставить вложенный документ». (Это диалоговое окно очень похоже на стандартное диалоговое окно «Открыть».)

  1. Используя элементы управления в диалоговом окне, найдите и выберите первый документ, который вы хотите включить в оглавление.

  2. Щелкните Открыть. Word вставляет содержимое документа, окруженное разрывами разделов.

  3. Повторите шаги с 5 по 7 для всех остальных документов, которые вы хотите включить.

  4. Вставьте и сгенерируйте оглавление, как обычно.

Если вы решили использовать этот подход (создание мастер-документа), знайте, что существует множество ужасных историй, связанных с их использованием.

Многие считают составные документы самым быстрым способом повреждения документов Word. Поскольку это возможно, вы захотите убедиться, что вы защищаете себя, сохраняя резервные копии всех ваших исходных документов, при этом эти резервные копии не являются частью главного документа. Вы можете найти дополнительную информацию о повреждении мастер-документов на этой странице http://word.mvps.org [сайт Word MVP]:

http://wordmvp.com/FAQs/General/WhyMasterDocsCorrupt.htm

Третий подход — использовать коды полей для объединения документов в единый документ. Этот подход имеет наименьшее количество недостатков, которые я могу найти, поэтому я бы предложил именно его. Выполните следующие действия:

  1. Создайте новый документ. Убедитесь, что он использует тот же шаблон, что и документы, которые вы хотите включить в оглавление. Вы должны убедиться, что точка вставки находится в начале документа.

  2. Откройте вкладку Вставка на ленте.

  3. Щелкните инструмент «Быстрые детали» в группе «Текст». Word отображает некоторые варианты под инструментом.

  4. Щелкните Поле. Word отображает диалоговое окно «Поле».

  5. Выберите «Индексы и таблицы» в списке «Категории» (в верхнем левом углу диалогового окна). (См. Рис. 1.)

  6. Выберите RD из списка имен полей. Word корректирует внешний вид диалогового окна, добавляя в него поле имени файла или URL-адреса.

  7. В поле Имя файла или URL введите имя первого файла, который вы хотите включить в оглавление.

  8. Щелкните ОК. Word вставляет поле в документ.

  9. Один раз нажмите Enter.

  10. Повторите шаги с 2 по 9 для всех остальных документов, которые вы хотите включить.

  11. Вставьте и сгенерируйте оглавление, как обычно.

Несмотря на то, что маршрут кода поля RD является самым безопасным подходом, имейте в виду, что при использовании Word 2013 вы можете столкнуться с ошибкой при реализации кодов RD. Вы узнаете, столкнулись ли вы с ошибкой, если все сгенерированные номера страниц для файла совпадают. Очевидно, вы можете обойти ошибку, открыв все файлы, на которые есть ссылки, в Word при создании (или повторном создании) оглавления. Вы также можете при желании изменить все коды полей RD на коды полей INCLUDETEXT, но если вы решите это сделать, вам нужно будет поставить разрыв раздела до и после каждого из кодов поля.

Если вам нужна дополнительная информация об использовании этого третьего подхода, ознакомьтесь с этими ресурсами:

http://mousetrax.com/mastdoc.html

WordTips — ваш источник экономичного обучения работе с Microsoft Word.

(Microsoft Word — самая популярная программа для обработки текстов в мире.) Этот совет (3318) относится к Microsoft Word 2007, 2010 и 2013.