У Грега есть несколько стилей, которые ему нужно использовать в своей организации. В организации много пользователей, и Грег не может заменить их отдельные копии шаблона Normal.

Кроме того, стили также должны быть доступны через существующие настраиваемые шаблоны. Все шаблоны (обычные и настраиваемые) находятся в индивидуальных системах пользователей. Грег ищет предложения о том, как он может развернуть стили, чтобы они были доступны для всех пользователей и имели приоритет над стилями с тем же именем, которые могут уже существовать в шаблонах в их системах.

На самом деле, люди годами задают тот же вопрос, что и Грег (в той или иной форме). Причина, по которой его так долго спрашивают, заключается в том, что на самом деле нет хорошего ответа — по крайней мере, такого, который можно «наложить» на локальную реализацию Word и уловить все «подводные камни»

что возможно. Как только вы подумаете, что у вас есть все стили, каким-то образом чей-то локальный компьютер сделает что-то неприятное (например, автоматически переименует один из ваших стилей по какой-то странной причине), и тогда пользователь застрянет, пытаясь выяснить, как чтобы справиться с этой ситуацией. Если они выберут неправильный вариант, то документ может распространиться по организации с применением неправильного стиля.

Подход, который использовали большинство компаний, заключается в том, чтобы разработать хороший набор стандартов и правил (возможно, кодифицированных в руководстве по корпоративному стилю), а затем обучить пользователей тому, как распознавать эти стандарты и использовать их. Парадоксально и немного грустно, что компании тратят тысячи долларов на компьютеры и программное обеспечение, а затем отказываются тратить немного больше на обучение людей тому, как использовать эти инструменты наилучшим образом для компании.

Компании предполагают, что все обладают компьютерной грамотностью, а затем удивляются, когда возникает хаос на уровне документов.

При работе с этими стандартами и правилами вы захотите создать серию официальных шаблонов, которые поддерживают и реализуют стандарты и правила. Это, несомненно, будет включать создание организационного шаблона Normal. Этот шаблон должен быть размещен в общей сетевой папке и защищен, чтобы он не мог быть обновлен большим количеством пользователей, которые будут к нему обращаться. Если вы хотите сохранить локальную копию для каждого человека, сетевой администратор может автоматически загружать шаблон Normal на локальный компьютер каждый раз, когда кто-то входит в сеть. Таким образом, любые изменения, сделанные на корпоративном уровне, могут быть «доведены» до локальных пользователей.

После внедрения стандартов и правил организация может периодически проверять документы, подготовленные пользователями, на предмет соблюдения этих стандартов и правил. Со временем это позволит вашим пользователям стать более опытными в использовании организационного стандарта, который принесет пользу всей организации.

WordTips — ваш источник экономичного обучения работе с Microsoft Word.

(Microsoft Word — самая популярная программа для обработки текстов в мире.) Этот совет (5958) относится к Microsoft Word 2007 и 2010.