У Джеральда есть слияние почты Word, которое использует базу данных Access в качестве источника.

Когда он запускает слияние почты, в результате получается документ, содержащий около 1000 страниц, каждая из которых содержит запись отдельной формы из базы данных Access. Джеральд задается вопросом, есть ли способ легко отправить отдельную страницу каждого человека по электронной почте этому человеку.

В рамках этого совета я предполагаю, что у вас уже настроено слияние почты. (Это имеет смысл; вы, очевидно, знаете, что при слиянии создается документ длиной около 1000 страниц.) В таком случае вы можете указать, что хотите отправить по электронной почте, выполнив следующие общие шаги:

  1. Откройте документ слияния в Word.

  2. Откройте мастер слияния почты. (На вкладке «Рассылки» на ленте нажмите «Начать слияние», а затем выберите «Пошаговый мастер слияния».) Мастер слияния писем появится на панели в правой части документа.

  3. При необходимости щелкните ссылку «Назад», сколько угодно раз, чтобы вернуться к шагу 1. (См. Рис. 1.)

  4. В разделе «Выбор типа документа» убедитесь, что вы выбрали вариант «Электронные сообщения».

  5. Выполните шаги со 2 по 5 мастера. (На самом деле, поскольку это уже существующий документ слияния, вы должны иметь возможность просто несколько раз нажать ссылку «Далее», чтобы продолжить эти шаги.) Шаг 6 должен быть виден в мастере. (См. Рис. 2.)

  6. Щелкните ссылку «Электронная почта» под заголовком «Объединить». Word отображает диалоговое окно «Слияние с электронной почтой». (См. Рис. 3.)

  7. В раскрывающемся списке «Кому» выберите в базе данных Access поле, содержащее адрес электронной почты человека.

  8. Введите тему электронного сообщения. (В каждом сообщении электронной почты используется одна и та же тема.)

  9. Используя раскрывающийся список Почтовый формат, выберите формат, который вы хотите использовать для сообщения.

  10. Щелкните ОК. Все ваши сообщения отправлены.

Вы должны понимать несколько вещей об отправке большого количества электронных писем.

Во-первых, это может занять некоторое время, особенно если вам нужно отправить много писем. (Слияние тысячи сообщений электронной почты заняло бы довольно много времени. Вы можете пойти пообедать или поужинать, пока ваш компьютер выполняет задачу.)

Во-вторых, очень высока вероятность, что ваши электронные письма будут отмечены как спам различными почтовыми серверами. (Я знаю это по опыту, рассылая информационные бюллетени по электронной почте в течение последних двух десятилетий.) Почему? Потому что серверы видят входящие сообщения электронной почты, которые по сути совпадают с одной и той же строкой темы, и всегда предполагает худшее.

Вы можете обойти это (возможно), просто рассылая электронные письма небольшими партиями. Другими словами, попробуйте отправить только 25 электронных писем за раз или, возможно, 100. Вы делаете это, повторяя шаги, описанные выше, и в диалоговом окне «Объединить в электронную почту», указывая, какие записи вы хотите отправить по электронной почте. отправить по почте. В первом проходе вы можете отправить (например) записи с 1 по 25, затем записи с 26 по 50 во втором проходе и так далее.

WordTips — ваш источник экономичного обучения работе с Microsoft Word.

(Microsoft Word — самая популярная программа для обработки текстов в мире.) Этот совет (1993 г.) применим к Microsoft Word 2007, 2010, 2013 и 2016 гг.