Шелдон пишет спецификации архитектурного строительства. У него есть набор из нескольких сотен мастер-файлов, которые он изменяет для каждого строительного проекта. Он вставляет поля в каждый файл, которые ссылаются на отдельный файл и извлекают общую информацию, такую ​​как название проекта, номер проекта, дату выпуска и т. Д. Каждый каталог проекта имеет один из этих исходных файлов.

Когда Шелдон печатал документ, все поля и ссылки обновлялись автоматически, как и должны. Однако в последнее время это перестало работать; теперь он должен вручную обновить поля перед печатью. Параметры Word остались прежними и по-прежнему включают «Обновить поля перед печатью», «Обновить связанные данные перед печатью» и «Обновить автоматические ссылки при открытии». Шелдон задается вопросом, как ему снова заставить автоматическое обновление работать.

Как предполагает Шелдон, автоматическое обновление должно работать, особенно если у вас настроен Word, как у Шелдона. Однако это может быть особенно неприятной проблемой для отслеживания. Скорее всего, это связано с частичным или полным повреждением документа. Хотя это достаточно легко отследить, если вы работаете с одним файлом документа, это намного сложнее, если вы работаете с сотнями файлов.

Сначала попробуйте определить, не обновляются ли все поля автоматически.

Другими словами, если у вас есть 30 полей в вашем документе, которые извлекают информацию из других файлов (предположительно, с полем INCLUDEFILE), проверьте, не обновлены ли все 30 из них. Если это не так, то, вероятно, проблема в документе, содержащем поля. Если только некоторые из них не обновляются, то вероятная проблема заключается в том, что файл, на который ссылаются поля, не обновляется.

Вы также захотите проверить, не связана ли проблема со всеми вашими документами. Создайте новый пустой документ и создайте в нем несколько полей INCLUDEFILE, которые ссылаются на другие файлы. Проверьте, обновляется ли он автоматически. Если это так, то у вас есть явный признак того, что проблема не в Word, а в другом файле вашего документа.

После того, как вы сузили круг вопросов, в документе, содержащем поля, или в документах, на которые ссылаются поля, вы можете приступить к изучению проблемных документов. Для этих документов выполните стандартный процесс работы с поврежденными документами. (Скопируйте все, кроме последнего знака абзаца, в новый пустой документ. Используйте новый документ вместо старого документа, который может быть поврежден.)

Надеюсь, эти процедуры помогут вам сузить круг проблем и, возможно, устранить ее.

WordTips — ваш источник экономичного обучения работе с Microsoft Word.

(Microsoft Word — самая популярная программа для обработки текстов в мире.) Этот совет (13237) применим к Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 и Word в Office 365.