Если вы регулярно получаете документы от разных людей, вам может быть интересно, есть ли способ отформатировать документы, чтобы все они выглядели одинаково. Работа с документами, в которых каждый имеет собственное представление о том, что «хорошо» выглядит на распечатанной странице, может вызывать разочарование.

Проверенный метод стандартизации форматирования информации в документе — просто использовать стили. Если вы определите набор стилей, который покрывает все ваши потребности в форматировании, вы можете сохранить их в шаблоне, который можно легко применить к множеству документов. Затем вы прикрепляете шаблон к документу, выполнив следующие действия:

  1. Отобразите ссылку: / wordribbon-Displaying_the_Developer_Tab [вкладка разработчика] на ленте, а затем щелкните инструмент «Шаблон документа». Word отображает диалоговое окно «Шаблоны и надстройки». (См. Рис. 1.)

  2. Нажмите кнопку «Присоединить». Word отображает диалоговое окно «Присоединить шаблон», которое очень похоже на стандартное диалоговое окно «Открыть».

  3. Используйте элементы управления в диалоговом окне, чтобы найти и выбрать шаблон, который вы хотите прикрепить к вашему документу.

  4. Щелкните «Открыть». Диалоговое окно «Присоединить шаблон» исчезнет, ​​а имя выбранного шаблона появится в поле «Шаблон документа».

  5. Установите флажок «Автоматически обновлять стили документа», чтобы убедиться, что стили в шаблоне применяются к вашему документу.

  6. Щелкните ОК.

Если вы не видите вкладку «Разработчик», необходимую для шага 1, вам необходимо сделать ее видимой. (Как вы это делаете, зависит от версии Word, которую вы используете, и было рассмотрено в других выпусках ExcelTips.)

Эти шесть простых шагов применяют форматирование в шаблоне к открытому документу. Что это значит? Это означает, что внешний вид чего-либо, отформатированного со стилями в текущем документе, будет обновлен, чтобы отражать стили с такими же именами в шаблоне. Например, если и в документе, и в шаблоне есть формат основного текста, определения стилей в шаблоне будут иметь приоритет над определениями в документе, тем самым стандартизируя внешний вид документа.

Конечно, здесь есть несколько серьезных оговорок. Если в документе не используются стили или форматирование символов в документе было явно переопределено (другими словами, пользователь выделил текст и использовал диалоговое окно Шрифт или ленты для форматирования текста), то прикрепление шаблона к документу будет не оказывают заметного влияния на текст. Вам все равно нужно будет просмотреть документ и вручную применить стили из недавно прикрепленного шаблона.

Другая вещь, которая не обновляется при присоединении нового шаблона, — это информация, содержащаяся в диалоговом окне «Параметры страницы». Таким образом, такие вещи, как размер бумаги, поля, расположение верхнего и нижнего колонтитула, а также ориентация не затрагиваются. Их необходимо либо обновлять вручную для каждого документа, либо в целом с помощью макроса. Структура такого макроса следующая:

Sub MassFormatFiles     Dim JName As String

Dialogs(wdDialogFileOpen).Show     Application.ScreenUpdating = False     JName = Dir("*.doc")

While (JName > "")

Application.Documents.Open FileName:=JName

'Do formatting here

ActiveDocument.Close SaveChanges:=wdSaveChanges         JName = Dir()

Wend     Application.ScreenUpdating = True End Sub

Помните, что это всего лишь структура. Чтобы использовать макрос, вам необходимо заменить комментарий «Выполнить форматирование здесь» фактическими командами, которые выполняют необходимое форматирование для каждого файла. При желании вы можете скопировать эти команды из макроса, в который вы записали шаги форматирования.

Когда вы запустите макрос, вы увидите обычное диалоговое окно Открыть. Все, что вам нужно сделать, это отобразить папку, файлы которой вы хотите обработать, а затем нажать «Открыть». Каждый файл открывается по очереди, форматируется (с помощью предоставленных вами команд форматирования) и затем снова сохраняется.

Вы должны понимать, что всякий раз, когда вы пытаетесь выполнить какое-либо «массовое форматирование» документов, вы рискуете испортить документы каким-либо непредвиденным образом. Зачем? Потому что между документами может быть относительно небольшое, но важное различие, которое будет неуклюже испорчено из-за переопределения при применении общих форматов. Никакое автоматическое форматирование не компенсирует ручной просмотр каждой страницы документа, чтобы убедиться, что все выглядит так, как должно.

WordTips — ваш источник экономичного обучения работе с Microsoft Word.

(Microsoft Word — самая популярная программа для обработки текстов в мире.) Этот совет (7354) относится к Microsoft Word 2007, 2010 и 2013.