Тим отмечает, что при редактировании старого документа, который прошел через многие руки (которые обычно не имеют представления о стилях), документ неизменно заканчивается множеством очень похожих стилей, все с незначительными изменениями. Он задается вопросом, как лучше всего минимизировать эту проблему и вернуть такие документы к единому набору разумных стилей.

Эта проблема долгие годы разочаровывала редакторов и других опытных пользователей Word. К сожалению, нет простого способа обойти это разочарование. Настоящая проблема в том, что стили (как вы знаете) очень мощны, и с этой силой приходит необходимость их правильно использовать. Если у вас есть пользователи, которые не используют их должным образом, со временем это может привести к разрушению документа.

Таким образом, решение состоит в том, чтобы обучить пользователей правильному использованию стилей.

Однако это не всегда возможно; Вы не всегда можете ожидать, что ваши пользователи станут экспертами в этой области Word.

Чтобы избавиться от похожих стилей, которые появляются со временем, нужно немного поработать. В качестве примера предположим, что вы отправляете документ, используя собственный стиль MyStyle. Когда документ вернется, вы увидите, что он содержит вариации стиля, такие как MyStyle1, MyStyle2, MyStyle + Bold, MyStyle + Centered и т. Д. (Может быть любое количество или разнообразие подобных стилей.) Чтобы избавиться от них, выполните следующие действия. эти общие шаги:

  1. Отобразите область задач Style. (Откройте вкладку «Главная страница» на ленте и щелкните маленький значок в правом нижнем углу группы «Стили».)

  2. В списке стилей найдите один из «похожих», от которого вы хотите избавиться, например MyStyle2.

  3. Наведите указатель мыши на стиль, и справа от него появится стрелка вниз.

  4. Щелкните стрелку раскрывающегося списка, и в результате вы увидите что-то вроде «Выбрать все экземпляры X», где X представляет количество раз, когда стиль используется в документе. Щелкните эту опцию.

Word выбирает все в документе, в котором используется этот стиль.

  1. В области задач «Стиль» щелкните фактический стиль, который вы хотите использовать, например MyStyle. Это применяет правильный стиль (MyStyle) ко всему выделенному тексту (MyStyle2).

  2. Щелкните стрелку раскрывающегося списка стиля еще раз, и вы должны увидеть неактивный вариант с надписью «Выбрать все: в настоящее время не используется». Это позволяет узнать, что стиль в данный момент не используется в документе, и вы можете выбрать параметр «Удалить» (опять же, из раскрывающегося меню), чтобы избавиться от него.

  3. Повторяйте шаги 2–6, пока не избавитесь от всех похожих стилей, которые вам больше не нужны.

Как вы понимаете, этот процесс очень утомительный, и нам никогда не удавалось найти решение на основе макросов, которое могло бы сделать его менее утомительным. Конечно, вы можете просто «начать сначала», открыв новый документ, в котором используется ваша предпочтительная таблица стилей, скопировать весь текст из испорченного документа и использовать Специальная вставка | Неформатированный текст, чтобы вставить его в новый документ. Затем вам нужно будет просмотреть вставленный текст и повторно применить все стили, как они должны быть применены.

Какой подход проще (удалить ненужные стили или повторно применить все стили), зависит от длины, сложности и количества нежелательных стилей в документе.

WordTips — ваш источник экономичного обучения работе с Microsoft Word.

(Microsoft Word — самая популярная программа для обработки текстов в мире.) Этот совет (13394) относится к Microsoft Word 2007, 2010 и 2013.