У Сары есть документ, который ей нужно сохранить в двух разных папках в своей системе. Она задается вопросом, есть ли способ, чтобы какие-либо обновления одной копии документа автоматически отражались в другой копии документа.

На самом деле есть несколько способов решить эту проблему. Один из них — создать макрос, который фактически сохраняет документ в двух местах. Вот пример макроса, который это делает.

Sub DualSave()

Dim FirstFolder As String     Dim SecondFolder As String     Dim DocName As String     Dim objF As Object     Dim retVal As Long

SecondFolder = "c:\MyLocation\"



With ActiveDocument         If Not .Saved Then             .Save             FirstFolder = .Path & "\"

DocName = .Name             If FirstFolder = SecondFolder Then                 MsgBox "WARNING! Second folder is the same as first folder."

Exit Sub             End If

Set objF = CreateObject("Scripting.FileSystemObject")

retVal = -1             On Error Resume Next             retVal = objF.CopyFile(FirstFolder & DocName, _               SecondFolder & DocName, True)

On Error GoTo 0             Set objF = Nothing             If retVal <> 0 Then                 MsgBox "File could not be copied to folder " & SecondFolder             End If         End If     End With End Sub

Такой макрос довольно упрощен, поскольку он копирует из того места, где вы сейчас находитесь, во вторую папку (указанную в переменной SecondFolder). Это означает, что если вы откроете документ во второй папке и затем сохраните его, исходный документ не будет обновлен, и запуск макроса DualSave вызовет ошибку. (Ошибка возникает из-за того, что имена первой и второй папок будут одинаковыми.) По этой причине подход с макросами, подобный этому, более подходит, если вы хотите скопировать во второе место как способ создания резервных копий ваших документов. Надстройка, созданная Word MVP Graham Mayor, делает то же самое:

https://www.gmayor.com/SaveInTwoPlacesAddIn.htm

Другой подход (не требующий макроса) — создать основной документ, а затем создать зеркальный документ с помощью «Вставить ссылку»

возможности Word. Вы просто выбираете весь первый документ, а затем используете в зеркальном документе команду «Вставить ссылку», чтобы вставить информацию. В результате зеркальный документ всегда отражает то, что находится в основном документе. (Дополнительная информация о том, как связать документы Word, представлена ​​в других WordTips.) Недостатком является то, что вы не можете вносить изменения в зеркальный документ и отражать их в основном документе; зеркальное отображение только в одном направлении.

Однако, возможно, лучшее решение — вообще не полагаться на Word.

Вместо этого сохраните свой основной документ и в Windows создайте ярлык для этого основного документа. Переместите ярлык во вторую папку, и все готово. Теперь кто-то может открыть либо исходный документ, либо ярлык, и он всегда будет ссылаться на один и тот же документ. Чтобы создать ярлык, сделайте следующее:

  1. Сохраните документ и полностью выйдите из Word.

  2. Найдите и щелкните правой кнопкой мыши файл документа, который вы только что сохранили. Windows отображает контекстное меню.

  3. Выберите «Создать ярлык». Ярлык помещается в ту же папку, что и исходный документ.

  4. Откройте окно для второй папки.

  5. Перетащите ярлык из первой папки во вторую папку.

Теперь ваш ярлык на месте. Если вы дважды щелкните по нему, Word откроет исходный документ. Теперь у вас, по сути, есть один документ, доступный через две разные папки. Недостатком этого подхода, конечно же, является то, что вторая папка содержит только ярлык для исходного документа, а это означает, что вы не должны рассматривать ярлык как резервную копию исходного документа; это не так. Если вы действительно ищете способ сделать резервные копии документов, воспользуйтесь одним из других решений, обсуждаемых в этом совете.

_Примечание: _

Если вы хотите знать, как использовать макросы, описанные на этой странице (или на любой другой странице на сайтах WordTips), я подготовил специальную страницу, содержащую полезную информацию.

link: / wordribbon-WordTipsMacros [Щелкните здесь, чтобы открыть эту специальную страницу в новой вкладке браузера].

WordTips — ваш источник экономичного обучения работе с Microsoft Word.

(Microsoft Word — самая популярная программа для обработки текстов в мире.) Этот совет (12633) применим к Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 и Word в Office 365.