Word включает мощную функцию слияния писем, которая позволяет создавать связи между документом и источником данных, а затем автоматически извлекать информацию из этого источника данных для использования в документе. Когда вы открываете документ, Word автоматически открывает источник данных, чтобы получить доступ к данным, необходимым для связи. Очевидно, что открытие источника данных требует времени, хотя и происходит автоматически. Если источником данных является база данных Access или книга Excel, особенно если он находится на сетевом диске, открытие источника данных может быть очень медленным.

Простой способ решить эту проблему — предоставить Word возможность открывать только документ и не открывать источник данных. К сожалению, сделать это невозможно — Word автоматически открывает источник данных независимо от вашего желания. (Вы, конечно, можете разорвать связь между документом и источником данных, но это будет означать, что вам позже потребуется восстановить связь, если вы захотите выполнить фактическое слияние почты.)

Word позволяет отключить автоматическое обновление ссылок при открытии документа, но тестирование показывает, что этот параметр не влияет на отношения слияния почты. Очевидно, «связь» между документом и его источником данных не считается связью в традиционном значении этого термина.

Одно из возможных решений, чтобы остановить открытие источника данных, — это сделать копию документа перед его настройкой как документ для слияния.

Таким образом, у вас будет две копии документа — одна, определенная для использования при слиянии, а другая — нет. Вы можете открыть одно, когда действительно хотите выполнить слияние почты, и открыть другое, если хотите выполнить другую задачу редактирования. Обратной стороной, конечно же, является то, что теперь вам нужно поддерживать две версии документа.

Другой возможный ответ — переименовать источник данных. Затем, когда вы открываете документ слияния почты и Word не может найти источник данных, вас спрашивают, хотите ли вы определить новый источник данных или вернуть документ в обычный документ. Это, по сути, означает, что вы разрываете связь между документом и источником данных, что (как уже говорилось ранее) может быть слишком радикальным шагом, чтобы делать это постоянно.

Наконец, вы также можете использовать функцию «Вставить файл» в Word, чтобы «открыть» объединенный документ. Выполните следующие действия:

  1. Создайте новый пустой документ.

  2. Откройте вкладку Вставка на ленте.

  3. Щелкните стрелку вниз справа от инструмента «Объект» (в группе «Текст») и выберите «Текст из файла». Word отображает диалоговое окно «Вставить файл».

  4. Используйте элементы управления в диалоговом окне, чтобы найти и выбрать исходный документ для слияния.

  5. Щелкните Вставить.

Word вставляет файл в пустой документ, но не открывает источник данных, связанный с исходным исходным документом. Хотя этот подход позволяет вам быстро изучить содержимое исходного документа, вы можете заметить несколько небольших отличий. Например, если пустой документ, который вы создали на шаге 1, имеет другие настройки полей, чем исходный документ, то форматирование во вставленном файле (исходном документе) может выглядеть немного подозрительно.

WordTips — ваш источник экономичного обучения работе с Microsoft Word.

(Microsoft Word — самая популярная программа для обработки текстов в мире.) Этот совет (8255) относится к Microsoft Word 2007, 2010 и 2013.

Вы можете найти версию этого совета для старого интерфейса меню Word здесь:

link: / word-Opening_Only_a_Merge_Document [Открытие только документа слияния].