В деловой среде нет ничего необычного в том, чтобы напечатать несколько копий документа. Иногда бывает полезно пронумеровать копии. Например, первая копия будет иметь (возможно, в верхнем или нижнем колонтитуле) текст «Копия 1», вторая — «Копия 2» на том количестве, которое у вас есть.

Один из вариантов, конечно, — распечатать отдельные копии документа, внося изменения в количество копий между каждой печатью. Это становится утомительно, очень быстро. Вы также можете использовать поле последовательной нумерации (как описано в других WordTips) и сделать количество копий равным тому, что вам нужно напечатать. Таким образом, если вам нужно напечатать 25 копий, вы можете просто скопировать весь документ (включая поле последовательной нумерации), перейти к концу документа и вставить его еще 24 раза. Однако это делает документ довольно большим, и есть более простые способы решения проблемы.

Возможно, самое простое решение этой проблемы (за исключением использования макроса) — просто использовать возможности Word слияния писем. Вы должны использовать простой источник данных, содержащий номера, которые вы хотите присвоить каждой копии. Затем поместите поле слияния в соответствующее место в нашем документе и запустите слияние. Каждая копия будет содержать желаемый номер копии. Дополнительным преимуществом использования этого подхода является то, что вы можете использовать дополнительную информацию с вашим слиянием, если того требуют. Например, если каждая копия документа была назначена конкретному человеку, вы можете просто добавить в свой источник данных еще одно поле данных, содержащее имя человека, который получит копию. Затем вы также можете напечатать имя этого человека в каждом объединенном документе.

При желании вы можете использовать макрос для печати пронумерованных копий.

Например, следующий макрос спрашивает вас, сколько копий вы хотите напечатать, а также начальное количество копий, которое нужно использовать. (Это очень удобно, если вы распечатываете 25 копий, а затем кто-то просит вас напечатать вторую партию из 10, пронумерованных с 26 по 35.) Макрос также сохраняет номер последней копии между сеансами, так что он используется по умолчанию при следующем запуске макроса.

Public Sub PrintNumberedCopies()

Dim varItem As Variable     Dim bExists As Boolean     Dim lCopiesToPrint As Long     Dim lCounter As Long     Dim lCopyNumFrom As Long

' ensure our doc variable exists     bExists = False     For Each varItem In ActiveDocument.Variables         If varItem.Name = "CopyNum" Then             bExists = True             Exit For         End If     Next varItem

' initialize document variable if doesn't exist     If Not bExists Then         ActiveDocument.Variables.Add _             Name:="CopyNum", Value:=0     End If

' ask how many to print     lCopiesToPrint = InputBox( _         Prompt:="How many copies?", _         Title:="Print And Number Copies", _         Default:="1")



' ask where to start numbering     lCopyNumFrom = CLng(InputBox( _         Prompt:="Number at which to start numbering copies?", _         Title:="Print And Number Copies", _         Default:=CStr(ActiveDocument.Variables("CopyNum") + 1)))



' loop through the print-write-print cycle     For lCounter = 0 To lCopiesToPrint - 1         ' update the document variable         ActiveDocument.Variables("CopyNum") = _             lCopyNumFrom + lCounter         ' print this numbered copy         ActiveDocument.PrintOut Copies:=1     Next lCounter End Sub

Чтобы использовать этот макрос, вам нужно сделать еще две вещи.

Во-первых, вам нужно указать в вашем документе, где вы хотите разместить номер копии. В том месте, где он должен печататься, просто вставьте следующее поле (помните, что вы вставляете фигурные скобки, нажимая Ctrl + F9):

{ DOCVARIABLE "CopyNum" }

Второе, что вам нужно сделать, это убедиться, что Word настроен так, что он обновляет поля при печати. Теперь, когда вы запускаете макрос, вас спрашивают, сколько копий нужно напечатать и какой начальный номер использовать. Переменная документа обновляется, и печатается одна копия документа. Эти шаги повторяются столько раз, сколько вы выбрали для печати.

_Примечание: _

Если вы хотите знать, как использовать макросы, описанные на этой странице (или на любой другой странице на сайтах WordTips), я подготовил специальную страницу, содержащую полезную информацию.

link: / wordribbon-WordTipsMacros [Щелкните здесь, чтобы открыть эту специальную страницу в новой вкладке браузера].

WordTips — ваш источник экономичного обучения работе с Microsoft Word.

(Microsoft Word — самая популярная программа для обработки текстов в мире.) Этот совет (13136) применим к Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 и Word в Office 365. Вы можете найти версию этого совета для старый интерфейс меню Word здесь:

link: / word-Printing_Copy_Numbers [Печать номеров копий].