У Мори есть документ, в котором «ключевые слова» выделены жирным шрифтом. Он хотел бы создать индекс, включающий эти ключевые слова. Мори задается вопросом, есть ли способ автоматически отмечать все жирные фразы, чтобы они отображались в указателе.

Есть несколько способов подойти к этой задаче. Возможно, самый простой способ — воспользоваться функцией AutoMark в Word для создания записей указателя. Уловка состоит в том, чтобы поместить ваши слова — те, которые вы хотите включить в индекс — в их собственный файл. Вот простой способ сделать это:

  1. Откройте документ, для которого вы хотите индексировать.

  2. Создайте новый пустой документ.

  3. Вернитесь к исходному документу (к тому, для которого вы хотите индексировать).

  4. Нажмите Ctrl + H. Word отображает вкладку «Заменить» диалогового окна «Найти и заменить».

  5. Щелкните вкладку «Найти». (Шаги 4 и 5 необходимы, поскольку Ctrl + F не работает традиционным образом в Word 2010 и более поздних версиях.)

(См. Рис. 1.)

  1. Убедитесь, что поле «Найти» пусто и что в нем находится точка вставки.

  2. Нажмите Ctrl + B. Слово указывает, что вы хотите найти жирный текст.

  3. Щелкните параметр «Найти в» и выберите «Основной документ». Word выделяет в документе все слова и фразы, выделенные жирным шрифтом.

  4. Щелкните Закрыть, чтобы закрыть диалоговое окно «Найти и заменить».

  5. Нажмите Ctrl + C. Все слова копируются в буфер обмена.

  6. Переключитесь на пустой документ.

  7. Нажмите Ctrl + V. Все слова теперь находятся в ранее пустом документе, по одному слову в строке.

Со словами в собственном документе, вы можете легко сортировать их и искать любые дубликаты. Избавьтесь от дубликатов, чтобы у вас был список уникальных слов и фраз, по одному в каждой строке. Затем вам нужно преобразовать слова в таблицу; просто выберите их, откройте вкладку «Вставка» на ленте и выберите «Таблицы | Преобразовать текст в таблицу. В итоге вы должны получить таблицу, в которой есть один столбец с вашими словами и фразами в этом столбце. (Если в результате получается несколько столбцов, можно отменить преобразование и найти любые символы табуляции в списке слов и фраз. Если вы их найдете, удалите их, поскольку они запускают преобразование для добавления еще одного столбца.)

Поместив все свои слова и фразы в один столбец, добавьте второй столбец справа от первого. Чтобы функция AutoMark работала наилучшим образом, первый столбец должен содержать слова или фразы, которые вы хотите отметить в документе, а второй столбец должен содержать то, как вы хотите, чтобы эти слова и фразы отображались в указателе.

Например, у вас может быть несколько вариантов одной и той же фразы в первом столбце, например «подсчитанные результаты», «подсчитанные результаты», «подсчитанные ответы» и «подсчитанные ответы». Если вы хотите, чтобы каждый из них отображался в указателе под фразой «подсчет результатов», вы должны поместить эту фразу справа от каждой из исходных фраз. Если вы хотите, чтобы слово или фраза в левом столбце совпадали с тем же словом или фразой, что и в указателе, просто скопируйте их из левого столбца в правый столбец.

Когда вы закончите со своим списком, сохраните документ. Затем вы можете использовать то, что вы создали, для автоматической пометки исходного документа следующим образом:

  1. Откройте вкладку «Ссылки» на ленте.

  2. Щелкните инструмент «Вставить указатель». Word отображает вкладку «Указатель» диалогового окна «Указатель». (См. Рис. 2.)

  3. Щелкните кнопку AutoMark. Word отображает диалоговое окно «Открыть файл автоматической пометки индекса».

  4. Используйте элементы управления в диалоговом окне, чтобы выбрать файл, содержащий список ключевых слов и фраз.

  5. Щелкните Открыть.

Вот и все. Word использует ваш список слов как «дорожную карту» к тому, что он должен отметить в вашем документе. Когда функция AutoMark завершена, вы можете создать свой индекс по своему усмотрению.

При желании вы можете использовать макрос, чтобы пометить все записи указателя в документе, в зависимости от того, выделен ли текст жирным шрифтом или нет. В следующем примере просто выполняется поиск любого полужирного текста в документе. Если он находит этот текст, он вставляет туда индексную запись.

Sub InsertingIndexEntries()

Application.ScreenUpdating = False

'Go to the first page of the document     Selection.HomeKey wdStory, wdMove

'Set up the Find and Replace operation     Selection.Find.ClearFormatting     Selection.Find.Replacement.ClearFormatting     With Selection.Find         .Text = ""

.Replacement.Text = ""

.Forward = True         .Wrap = wdFindContinue         .Format = True         .MatchWildcards = False         .Font.Bold = True     End With

'Finds the bold text and inserts an index entry.

Do         Selection.Find.Execute         If Selection.Find.Found Then             'Checks if the Index field was selected             'This occurs if it does not contain any entries             If UCase(Selection.Range.Text) <> "NO INDEX ENTRIES FOUND." Then                 'Insert an index entry and use the text within                 'the selected range as the entry name                 ActiveDocument.Indexes.MarkEntry _                   Range:=Selection.Range, _                   Entry:=Selection.Range.Text, _                   EntryAutoText:=Selection.Range.Text, _                   CrossReference:="", _                   CrossReferenceAutoText:="", _                   BookmarkName:="", _                   Bold:=False, _                   Italic:=False, _                   Reading:=""

'Move past text that was found and the new index entry                 Selection.MoveRight wdCharacter, 1, wdExtend                 Selection.Collapse wdCollapseEnd             End If         End If     Loop While Selection.Find.Found

Application.ScreenUpdating = True     Application.ScreenRefresh End Sub

Помните, что этот макрос находит любой жирный текст в документе, включая (возможно) места, которых вы не ожидаете. Например, если у вас есть заголовки, отформатированные полужирным шрифтом, эти заголовки также будут помечены для индекса. Кроме того, если вы запустите макрос более одного раза, вы можете получить несколько записей указателя для каждой выделенной жирным шрифтом фразы или слова. Если вам нужно запустить его более одного раза, избавьтесь от существующих полей индекса, прежде чем запускать его снова.

_Примечание: _

Если вы хотите знать, как использовать макросы, описанные на этой странице (или на любой другой странице на сайтах WordTips), я подготовил специальную страницу, содержащую полезную информацию.

link: / wordribbon-WordTipsMacros [Щелкните здесь, чтобы открыть эту специальную страницу в новой вкладке браузера].

WordTips — ваш источник экономичного обучения работе с Microsoft Word.

(Microsoft Word — самая популярная программа для обработки текстов в мире.) Этот совет (10438) применим к Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 и Word в Office 365. Вы можете найти версию этого совета для пользователей старый интерфейс меню Word здесь:

link: / word-Putting_Bold_Words_in_an_Index [Помещение жирных слов в указатель].