Один из распространенных способов защиты документов — установить параметры общего доступа, доступные при сохранении документа. Например, когда вы сохраняете документ в Word 2007, вы можете выбрать Инструменты | Общие параметры, а затем введите пароли в диалоговом окне. (Один пароль используется для открытия документа, а другой используется, если вы хотите запретить изменение документа.) Если вы используете Word 2010 или более позднюю версию Word, выберите «Файл» | Информация | Защитить документ. Затем выберите «Зашифровать с паролем», чтобы потребовать от пользователя ввода пароля для открытия файла. Вы можете ограничить типы редактирования, которые можно вносить в документ, если вы выберете «Ограничить редактирование».

Недостатком этих подходов, основанных на паролях, является то, что пользователю, когда он пытается открыть документ, предоставляется диалоговое окно, в котором запрашивается пароль. Разница между двумя паролями заключается в том, что если вам требуется пароль для открытия, то пользователь даже не сможет открыть документ без него. Если вам требуется пароль для изменения документа, то пользователь может открыть копию документа только для чтения, даже если у него нет пароля.

Что делать, если вы никогда не собираетесь сообщать пароль пользователям? В этом случае запрос пароля кажется пустой тратой времени. Вместо этого было бы неплохо, если бы пользователи могли пропустить диалоговое окно и просто открыть копию документа только для чтения. Есть три способа реализовать решение в этом сценарии.

Первое (и самое простое) решение — сделать файл документа доступным только для чтения. В Windows (не Word) щелкните документ правой кнопкой мыши и выберите параметр «Свойства». В появившемся диалоговом окне вы можете изменить атрибут файла только для чтения. Если вы отметите его как доступный только для чтения, никто не сможет изменить документ; он будет автоматически доступен только для чтения при открытии в Word. Конечно, ничто не мешает кому-то другому выполнить те же действия и очистить атрибут только для чтения, чтобы они могли изменить исходный файл.

Второй подход — воспользоваться настройками вашей сети, если у вас есть сеть. Просто поговорите со своим системным администратором и попросите его создать папку, в которую вы можете писать, но из которой другие могут только читать. Таким образом, они не смогут изменить исходный документ, но вы можете.

Третий подход — иначе защитить документ. Если вы используете Word 2007, когда вы щелкаете инструмент «Защитить документ» (на вкладке «Рецензирование» ленты), Word отображает область задач «Защита документа». Этот тип защиты часто используется при создании форм, но он применим и к общим документам.

На панели задач «Защита документа» установите флажок в разделе «Ограничения на редактирование», используйте раскрывающийся список, чтобы выбрать «Заполнение форм», нажмите «Да, начать принудительную защиту», а затем введите пароль.

Если вы используете Word 2010 или более позднюю версию, процедура, указанная выше, немного отличается. Щелкните инструмент «Ограничить редактирование» в группе «Защита» на вкладке «Обзор» на ленте. Word отображает список из трех вариантов ограничений форматирования и редактирования. В разделе «Ограничения на редактирование» используйте параметр «Разрешить только этот тип редактирования в документе»

Установите флажок и выберите «Нет изменений (только для чтения)» в раскрывающемся списке, нажмите «Да, включить принудительную защиту», а затем введите пароль.

Когда документ загружается позже, у пользователя не запрашивается пароль. Пользователь также не сможет делать другие вещи, например выделять текст и копировать его. Однако пользователь сможет просмотреть и распечатать документ по желанию.

WordTips — ваш источник экономичного обучения работе с Microsoft Word.

(Microsoft Word — самая популярная программа для обработки текстов в мире.) Этот совет (11257) применим к Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 и Word в Office 365. Вы можете найти версию этого совета для старый интерфейс меню Word здесь:

link: / word-Read-Only_Documents_without_a_Password [Документы только для чтения без пароля].