У Фреда есть 60-страничный юридический документ, в котором есть стили со всех концов карты (например, дюжина версий заголовка 2, многочисленные интервалы табуляции даже для одного и того же уровня текста и т. Д.). Фреду интересно, как он может легко, быстро и безопасно сбросить и согласовать все эти стили.

Учитывая три требования (легко, быстро и безопасно), приходит на ум старая пословица: вы можете иметь любые два, какие захотите, и два из трех — неплохо!

Серьезно, нет быстрого способа сделать то, о чем вы просите. Причина в том, что вы буквально пытаетесь разгадать то, что превратилось в миску со спагетти. Редакторы самых разных мастей боролись с этой проблемой в течение многих лет, и Microsoft не смогла решить эту проблему. Честно говоря, это не проблема, которую реально исправить. Для одного случая допустим, что у вас есть (как вы говорите) дюжина версий заголовка 2 в документе. Если бы Microsoft разработала какой-то автоматизированный способ исправить это, как бы автоматизация узнала, какая из версий заголовка 2 правильная? Что, если он выбрал неправильно? Теперь умножьте это на дюжину или более разных стилей, которые вам нужны в документе. Проблема быстро становится все хуже и хуже, и решение может быть не лучше первоначальной проблемы.

Что сделали опытные редакторы, чтобы решить эту проблему, так это придумали свои собственные методы «распутывания» спагетти. Если документ короткий и в нем относительно мало ошибочных стилей, вы можете работать непосредственно с документом. Вот один из подходов:

  1. Откройте документ.

  2. Убедитесь, что панель стилей открыта. (Откройте вкладку «Главная страница» на ленте и щелкните маленький значок в правом нижнем углу группы «Стили».)

  3. Щелкните ссылку «Параметры» в нижней части панели «Стили». Word отображает диалоговое окно «Параметры панели стилей». (См. Рис. 1.)

  4. В раскрывающемся списке «Выбрать стили для отображения» выберите «В текущем документе».

  5. В раскрывающемся списке «Выбор способа сортировки списка» выберите «По алфавиту».

  6. Щелкните ОК, чтобы закрыть диалоговое окно.

  7. На панели «Стиль» наведите указатель мыши на один из стилей, которые нужно удалить из документа. Справа от имени стиля появится стрелка, направленная вниз.

  8. Щелкните стрелку, направленную вниз, и выберите «Выбрать все экземпляры X».

(X фактически представляет количество раз, когда стиль используется в документе.) Word выбирает все абзацы или текст, в котором используется этот стиль.

  1. На панели «Стиль» щелкните стиль, который нужно применить к выделенному тексту. Стиль выделенного текста изменен.

  2. На панели «Стиль» наведите указатель мыши на тот же стиль, который вы использовали на шаге 7.

  3. Щелкните стрелку, направленную вниз, и выберите «Удалить XYZ». (XYZ — это имя стиля.) Word отображает диалоговое окно с вопросом, хотите ли вы удалить стиль из документа.

  4. Щелкните Да. Стиль удаляется из документа и исчезает из списка стилей на панели «Стиль».

  5. Повторите шаги с 7 по 12 для каждого стиля, от которого хотите избавиться.

Применяя эту технику, вы захотите периодически сохранять свой документ, чтобы не потерять свою работу.

Очевидно, что этот метод может занять некоторое время, поэтому я назвал его хорошим подходом, если вы работаете с относительно коротким документом.

Если документ действительно испорчен, лучший подход — начать все заново и применять стили так, как вы хотите. При выборе «начать с нуля»

Однако при таком подходе всегда лучше работать с копией проблемного документа, а не с оригиналом.

Один из способов начать все заново — выделить весь документ (Ctrl + A), затем нажать Ctrl + Q, чтобы удалить все явное форматирование абзацев, а затем нажать Ctrl + Пробел, чтобы удалить все явное форматирование символов.

Хотя это не избавит вас от нежелательных стилей из документа, это позволит вам повторно применять стили без осложнений, связанных со странным явным форматированием, которое могло быть применено.

Чтобы продвинуть этот процесс дальше, создайте совершенно новый документ, основанный на шаблоне, который включает одобренный (желаемый) набор стилей.

Открыв два документа (исходный документ, из которого вы удалили явное форматирование, и целевой документ, который вы только что создали), выполните следующие действия:

  1. Выделите все в исходном документе, кроме последнего знака абзаца. (Самый простой способ: нажмите Ctrl + A, удерживайте клавишу Shift и нажмите клавишу со стрелкой влево.)

  2. Нажмите Ctrl + C. Это копирует все в исходном документе в буфер обмена.

  3. Переключитесь на целевой документ.

  4. Откройте вкладку «Главная» на ленте.

  5. Щелкните стрелку вниз под инструментом «Вставить». Word отображает множество вариантов вставки.

  6. Щелкните инструмент Сохранить только текст. (Он выглядит как буфер обмена с буквой A в правом нижнем углу.) Word вставляет неформатированный текст из буфера обмена в целевой документ.

  7. Закройте исходный документ.

  8. Откройте исходный документ. (Вы ведь работали с копии, а не с оригинала, верно?)

  9. Используя исходный документ в качестве наглядного руководства, примените стили в целевом документе, чтобы он выглядел так, как вы хотите.

В этом совете рассмотрены только три возможных метода, которые вы могли бы использовать; есть десятки других, которые вы могли бы использовать и которые редакторы используют каждый день.

По моему опыту, именно эта последняя техника — только что описанная — вероятно, лучший подход. Это не быстро, с практикой становится легче, и это определенно безопасно. Он также обеспечивает самый чистый подход к созданию документа, который легко поддерживать с наименьшими шансами на возникновение ошибок.

WordTips — ваш источник экономичного обучения работе с Microsoft Word.

(Microsoft Word — самая популярная программа для обработки текстов в мире.) Этот совет (13289) применим к Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 и Word в Office 365.