Если вы работаете в бизнесе, где вам нужно последовательно пронумеровать элементы, вам может быть интересно, есть ли способ использовать Word для создания этикеток за вас. В Word есть много способов реализовать какой-либо тип нумерации в ваших документах. Например, вы можете использовать разные поля для нумерации или нумерованные списки, функцию субтитров, или вы можете использовать слияние писем. Хотя все эти функции (и многие другие) используют какой-либо тип нумерации, не все они хорошо подходят для создания этикеток.

Возможно, самый простой способ настроить ярлыки с последовательными номерами — это использовать возможности конвертов и ярлыков Word вместе с полем SEQ. Просто выполните следующие действия:

  1. Откройте вкладку Рассылки на ленте.

  2. Щелкните инструмент Ярлыки в группе Создать. Word отображает вкладку «Этикетки» диалогового окна «Конверты и метки». (См. Рис. 1.)

  3. Сотрите все, что находится в поле «Адрес»; он должен быть пустым.

  4. Убедитесь, что выбрана полная страница с той же этикеткой (в области печати).

  5. Щелкните в области «Этикетка», если вам нужно изменить используемый материал для этикеток.

  6. Нажмите кнопку «Новый документ». Word создает лист пустых этикеток.

Эти ярлыки представляют собой не что иное, как таблицу Word, где каждая ячейка в таблице является одной из этикеток, которые вы будете печатать.

  1. В верхнем левом ярлыке введите слово Exhibit и пробел.

  2. Нажмите Ctrl + F9. Word вставляет в метку пару фигурных скобок.

  3. Введите SEQ и пробел.

  4. Введите имя для этой последовательности чисел, например «выставить» (без кавычек). (См. Рис. 2.)

  5. Нажмите F9. Поле свернуто, и на вашем ярлыке появится число.

  6. Отформатируйте содержимое этой первой метки как хотите — жирным шрифтом, курсивом, другим цветом и т. Д.

  7. Скопируйте первую метку, выделив весь текст в ячейке таблицы и нажав Ctrl + C. (Текст в ячейке таблицы состоит из всего, что вы ввели на шаге 7, и поля, созданного вами на шагах 8–11.)

  8. Поместите точку вставки в каждую из других меток в первой строке по очереди и нажмите Ctrl + V. Теперь у вас должен быть полный ряд этикеток. (См. Рис. 3.)

  9. Выберите другие пустые ряды этикеток и удалите их. (Помните — вы работаете с таблицей, поэтому просто выберите пустые строки и используйте инструмент «Удалить» на вкладке «Макет таблицы» на ленте.)

  10. Выделите всю первую строку меток и нажмите Ctrl + C.

  11. Нажмите стрелку вправо, при этом точка вставки должна быть размещена сразу после (под) первым рядом этикеток.

  12. Нажмите Ctrl + V, чтобы вставить новую строку меток. Теперь у вас должно получиться два ряда правильно отформатированных этикеток. (Не беспокойтесь, что на них одинаковые номера.)

  13. Нажимайте Ctrl + V для каждой дополнительной строки меток, которую хотите. Вам нужно, чтобы рядов этикеток было достаточно, чтобы удовлетворить все ваши потребности. Таким образом, если вам нужно всего 125 меток, и вы можете получить 3 метки на строку, у вас должно получиться 42 строки меток.

  14. Нажмите Ctrl + A, чтобы выделить все в документе.

  15. Нажмите F9. Это обновит все поля того, что вы выбрали. Теперь вся ваша нумерация должна быть правильной.

Если вам нужно, чтобы в нумерации ваших этикеток были начальные нули, вы можете заменить шаги 9 и 10 на все, что необходимо для ввода следующего. (Здесь я использую название последовательности «экспонат», как и в основных шагах; при желании вы можете использовать другое имя последовательности.)

SEQ exhibit \# "00000"

Все это набирается в поле, которое вы создали на шаге 8, а затем свертывается в окончательное число на шаге 11. В результате получается число из пяти цифр, при необходимости дополненное ведущими нулями.

Обратите внимание, что на шаге 19 вы можете вставить столько строк, сколько хотите. Это не только для одной страницы — если вы продолжите нажимать Ctrl + V, ваша таблица (это то, что такое метки — таблица) будет легко расширяться на несколько страниц. Идея состоит в том, чтобы просто продолжать вставку, пока у вас не будет столько строк, сколько необходимо для желаемого количества меток.

Обратите внимание, что приведенные выше шаги отлично работают, если вам нужно, чтобы ваша последовательность меток начиналась с 1. Если вам нужно, чтобы они начинались с другого номера (скажем, 57), тогда шаги немного отличаются:

  1. Откройте вкладку Рассылки на ленте.

  2. Щелкните инструмент Ярлыки в группе Создать. Word отображает вкладку «Этикетки» диалогового окна «Конверты и метки».

  3. Сотрите все, что находится в поле «Адрес»; он должен быть пустым.

  4. Убедитесь, что выбрана полная страница с той же этикеткой (в области печати).

  5. Щелкните в области «Этикетка», если вам нужно изменить используемый материал для этикеток.

  6. Нажмите кнопку «Новый документ». Word создает лист пустых этикеток.

Эти ярлыки представляют собой не что иное, как таблицу Word, где каждая ячейка в таблице является одной из этикеток, которые вы будете печатать.

  1. В верхнем левом ярлыке введите слово Exhibit и пробел.

  2. Нажмите Ctrl + F9. Word вставляет в метку пару фигурных скобок.

  3. Введите SEQ и пробел.

  4. Введите имя для этой последовательности чисел, например «выставить» (без кавычек), а затем пробел.

  5. Введите \ r 57.

  6. Нажмите F9. Поле свернуто, и на вашей этикетке появится число 57.

  7. Отформатируйте содержимое этого первого ярлыка как хотите — жирным шрифтом, курсивом, другим цветом и т. Д.

  8. Поместите точку вставки в этикетку справа от только что завершенной этикетки.

  9. Введите слово Exhibit и пробел.

  10. Нажмите Ctrl + F9. Word вставляет в метку пару фигурных скобок.

  11. Введите SEQ и пробел.

  12. Введите имя для этой последовательности чисел, например «выставить» (без кавычек). Это должно быть то же самое имя, которое вы ввели на шаге 10.

  13. Нажмите F9. Поле свернуто, и на вашем ярлыке появится число. (На самом деле не имеет значения, какой номер сейчас.)

  14. Отформатируйте содержимое этой второй метки как хотите — жирным шрифтом, курсивом, другим цветом и т. Д.

  15. Скопируйте вторую метку, выделив весь текст в ячейке таблицы и нажав Ctrl + C. (Текст в ячейке таблицы состоит из всего, что вы ввели на шаге 15, и поля, созданного на шагах 16–20.)

  16. Поместите точку вставки в каждую из других меток в первой строке по очереди и нажмите Ctrl + V. Теперь у вас должен быть полный ряд этикеток.

  17. Выберите другие пустые ряды этикеток и удалите их. (Помните — вы работаете с таблицей, поэтому просто удалите все строки таблицы, кроме первой.)

  18. Выделите всю первую строку меток и нажмите Ctrl + C.

  19. Нажмите стрелку вправо, при этом точка вставки должна быть размещена сразу после (под) первым рядом этикеток.

  20. Нажмите Ctrl + V, чтобы вставить новую строку меток. Теперь у вас должно получиться два ряда правильно отформатированных этикеток. (Не беспокойтесь, что на них одинаковые номера.)

  21. Нажимайте Ctrl + V для каждой дополнительной строки меток, которую хотите. Вам нужно, чтобы рядов этикеток было достаточно, чтобы удовлетворить все ваши потребности. Таким образом, если вам нужно всего 125 меток, и вы можете получить 3 метки на строку, у вас должно получиться 42 строки меток.

  22. Нажмите Ctrl + A, чтобы выделить все в документе.

  23. Нажмите F9. Это обновит все поля того, что вы выбрали. Теперь вся ваша нумерация должна быть правильной.

Между этим набором шагов и предыдущим есть два больших отличия. Сначала вы создаете две метки вместо одной. Во-вторых, поле в первой метке включает переключатель \ r (шаг 11) для установки начального порядкового номера.

Если вы предпочитаете не использовать поле SEQ для создания этикеток, вы также можете создать их с помощью слияния. По сути, вам нужно сделать только следующее:

  1. Создайте лист Excel, содержащий столько чисел, сколько вам нужно.

Например, если вам нужно 175 меток, вы поместите заголовок в ячейку A1 (например, «Число»), а нужные 175 чисел — в ячейки с A2 по A176. Убедитесь, что вы сохранили книгу.

  1. Откройте вкладку Рассылки на ленте.

  2. Используйте инструменты в группе «Начать слияние», чтобы создать новый документ, состоящий из этикеток и указав ваш источник данных (рабочий лист, который вы создали на шаге 1).

  3. Создайте образец метки так, чтобы в нем было слово Exhibit, за которым следовало поле слияния, представляющее число, извлекаемое из листа Excel. Убедитесь, что содержимое этикетки отформатировано так, как вам нужно.

  4. Объедините информацию в новый документ. Теперь у вас должен быть документ, в котором есть все ваши этикетки, и вы можете распечатать их по своему желанию.

Конечно, существуют сторонние решения для создания этикеток с последовательной нумерацией. Одним из таких продуктов является Bates Labels (https://bateslabels.com/). Этот продукт позволяет легко создавать столько этикеток, сколько вам нужно для конкретной цели.

WordTips — ваш источник экономичного обучения работе с Microsoft Word.

(Microsoft Word — самая популярная программа для обработки текстов в мире.) Этот совет (8694) применим к Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 и Word в Office 365. Вы можете найти версию этого совета для старый интерфейс меню Word здесь:

link: / word-Sequenfully_Numbered_Labels [Последовательно пронумерованные метки].