Мишель — юрист-одиночка, пытающаяся создать безбумажный офис. Одним из важных факторов является соглашение об именах документов, которое помогает ей организовывать и находить документы. Мишель хотела бы сохранить все документы, начиная с даты YYYY_MM_DD, к которой она добавит соответствующую информацию о клиенте. Она задается вопросом, есть ли способ создать для Word значение по умолчанию, чтобы при сохранении нового документа он автоматически начинался с текущей даты.

Есть несколько подходов, которые вы можете использовать для решения этой проблемы. Большинство решений так или иначе связаны с использованием макроса. Возможно, самый простой подход на основе макросов — внести некоторые изменения в команду FileSaveAs. Это команда, которую Word выполняет всякий раз, когда вы выбираете «Сохранить как» (нажатие F12 — самый простой способ сделать это) или всякий раз, когда вы нажимаете кнопку «Сохранить» на панели инструментов с новым документом.

Public Sub FileSaveAs()

Dim dlgSave As Dialog

Set dlgSave = Dialogs(wdDialogFileSaveAs)



With dlgSave         .Name = Format(Date, "yyyy_mm_dd ")

.Show     End With End Sub

Этот макрос довольно прост по своей концепции: он просто помещает текущую дату (в желаемом формате) в диалоговое окно «Сохранить», а затем отображает диалоговое окно. Таким образом, после этой даты человек может добавить любую «релевантную информацию о клиенте».

Другой способ поместить текущую дату в диалоговое окно «Сохранить как» — полагаться на тот факт, что Word по умолчанию использует содержимое поля «Заголовок» в свойствах документа в качестве имени файла по умолчанию. Вы можете использовать поля для обновления содержимого поля заголовка. Это означает, что вы можете выполнить следующие общие шаги:

  1. Создайте совершенно новый шаблон для своих документов. (При желании можно использовать шаблон «Нормальный».)

  2. Поместите в документ следующее поле: \ {info title «\ {DATE \ @» yyyy_MM_dd «}»}. Сделайте закладку для всего вложенного поля и используйте имя закладки, например «infotitle».

  3. Создайте макрос, например следующий:

  4. Сохраните свой шаблон.

Помните, что при выполнении шага 2 скобки для полей вставляются нажатием Ctrl + F9. Поле (которое обновляется в макросе AutoNew)

выбирает текущую дату в указанном формате и помещает ее в поле «Заголовок» свойств документа. Макрос после обновления поля (и, таким образом, установки поля заголовка) затем удаляет поле из самого документа.

В результате, когда кто-то впервые идет на сохранение документа, Word захватывает содержимое поля «Заголовок» и использует его в качестве предлагаемого имени файла для документа. Затем пользователь может добавить любую «релевантную информацию о клиенте» после даты.

Если вы не хотите вообще связываться с макросами и открыты для других способов сохранить документ — помимо начала с даты — вы можете посетить сайт Грэхема Мэра и взглянуть на бесплатную надстройку, которая позволяет вам для сохранения пронумерованных версий документа:

https://www.gmayor.com/SaveVersionsAdd-In.htm

_Примечание: _

Если вы хотите знать, как использовать макросы, описанные на этой странице (или на любой другой странице на сайтах WordTips), я подготовил специальную страницу, содержащую полезную информацию.

link: / wordribbon-WordTipsMacros [Щелкните здесь, чтобы открыть эту специальную страницу в новой вкладке браузера].

WordTips — ваш источник экономичного обучения работе с Microsoft Word.

(Microsoft Word — самая популярная программа для обработки текстов в мире.) Этот совет (11619) применим к Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 и Word в Office 365. Вы можете найти версию этого совета для старый интерфейс меню Word здесь:

link: / word-Setting_a_Document_Naming_Convention [Установка соглашения об именах документов].