Дебора работает в офисе, где документы хранятся на сервере, так что над ними могут работать несколько человек. Ее роль — форматировать готовые статьи. Например, она может изменить стиль Обычный с 11 пунктов на 10 пунктов и создать новые стили, соответствующие документу. Когда она просматривает файл, стили остаются такими, какими она их определила, но если кто-то другой открывает документ, настройки стиля для встроенных стилей возвращаются к значениям по умолчанию. Другими словами, весь текст в обычном стиле изменится с 10 пунктов на 11 пунктов по умолчанию. Дебора пыталась избегать использования встроенных имен стилей и даже следила за тем, чтобы стили «на основе» не использовали встроенные имена стилей, но проблема все равно возникает. Она задается вопросом, почему это происходит, и как она может сделать так, чтобы стили оставались такими, какими она их устанавливает, даже если позже другие открывают документ.

Концепция стилей и их возможностей очень и очень сильна. Когда вы настраиваете шаблон в своей системе, вы можете легко применить форматирование к абзацам, символам и даже таблицам, чтобы получить единообразный вид внутри и между документами.

Все становится немного сложнее, когда вы начинаете делиться этими документами с другими. То, как стили определены в другой системе — в частности, обычный стиль, на котором основано так много стилей — может повлиять на общий документ после открытия.

Однако, похоже, это не проблема Деборы. Она указывает, что не основывает свои домашние стили ни на одном из встроенных стилей Word.

В этом случае есть несколько вещей, которые можно попробовать. Во-первых, убедитесь, что у других пользователей нет более старых версий шаблонов в их системах. В противном случае может быть разница в определениях стилей в старых шаблонах, влияющих на документ.

Во-вторых, вам нужно проверить шаблон пользователя Normal. Возможно, что некоторые из стилей домов вошли в их обычные шаблоны, и эти стили домов, которые могут отличаться от тех, что в официальном шаблоне, имеют приоритет над тем, что находится в документе.

Пока вы смотрите на их шаблон Normal, вы также должны убедиться, что ни один из их стилей не определен с включенной опцией «Автоматически обновлять». Это может быстро позволить пользователям испортить то, что находится в стилях вашего документа. (Не забудьте проверить все стили для этого параметра, а не только некоторые.)

Проблема с проверкой этих вещей заключается в том, что она включает в себя доступ к системам других пользователей и проверку того, какие шаблоны и стили там есть. Это может быть практически невозможно, когда эти пользователи могут находиться в удаленных местах. Вы можете попытаться объяснить пользователям, что искать, или даже создать макрос, чтобы каким-то образом искать шаблоны и стили в другой системе. Ни то, ни другое не является особенно простой задачей.

Есть еще одна вещь, которую вы можете попробовать. Вы можете взглянуть на свой шаблон и убедиться, что все стили вашего дома (все они, заметьте) основаны на одном стиле. Вы можете сделать это обычным стилем, но я лично стараюсь избегать использования нормального стиля. Вместо этого создайте новый стиль, возможно, с именем HouseBase, на котором основаны все остальные стили.

Преимущество этого заключается в том, что когда вы получаете документ обратно от другого пользователя, вы можете загрузить этот документ, а затем просто скопировать стиль HouseBase из вашего шаблона в полученный документ.

По крайней мере, теоретически это должно повлиять на все остальные стили в документе, и они должны вернуться к форматированию в стиле HouseBase. Поскольку все остальные стили в документе основаны на этом базовом стиле, они также будут затронуты.

Еще одна вещь, которую вы можете сделать, — это добавить еще один шаг к вашей обработке, когда вы закончите работу над документом. В последнюю очередь выполните следующие действия:

  1. Откройте вкладку «Обзор» на ленте.

  2. Щелкните инструмент «Ограничить редактирование» в группе «Защита». Word отображает панель «Ограничить редактирование» в правой части документа.

  3. В области «Ограничения форматирования» установите флажок «Ограничить форматирование выбранным стилем».

  4. Щелкните ссылку «Настройки» прямо под флажком. Word отображает диалоговое окно «Ограничения форматирования». (См. Рис. 1.)

  5. Убедитесь, что список стилей отражает те, которые вы хотите, чтобы пользователь мог использовать.

  6. При необходимости установите флажки в нижней части диалогового окна.

  7. Щелкните ОК. Word закроет диалоговое окно «Ограничения форматирования».

  8. Если введенные вами ограничения вызывают некоторые потенциальные конфликты со стилями, используемыми в документе, Word спросит вас, что вы хотите сделать.

(Ответьте, как хотите.)

  1. Щелкните Да, начать усиление защиты. Word отображает диалоговое окно «Начать принудительную защиту».

  2. При желании введите пароль для защиты. (Вам нужно будет ввести его дважды.)

  3. Щелкните ОК.

  4. Закройте панель задач «Ограничить форматирование и редактирование».

  5. Сохраните ваш документ.

На этом этапе пользователи не должны иметь возможность настраивать форматирование в документе, если они не работают со стилями, указанными на шаге 5.

Наконец, если ничего не помогает, вы можете помнить, что не должно быть изменений в форматировании документов, если пользователь не может сохранить документ. Вы можете использовать некоторый уровень защиты документа — например, сделать документы доступными только для чтения, — чтобы их можно было открывать, но не сохранять с тем же именем документа. Это должно помочь защитить любое форматирование, которое у вас уже есть в документе.

WordTips — ваш источник экономичного обучения работе с Microsoft Word.

(Microsoft Word — самая популярная программа для обработки текстов в мире.) Этот совет (4361) относится к Microsoft Word 2007, 2010, 2013 и 2016.