У Кэрол много файлов шаблонов (.dotx), в которые она часто вносит изменения. Она хотела бы иметь возможность отслеживать, какие изменения вносятся в шаблоны и когда. Она задается вопросом, есть ли способ легко сделать это с помощью шаблонов.

Мы обнаружили, что нет простого способа сделать это. Это правда, что вы можете загрузить шаблон (загрузить сам шаблон, а не создавать документ на его основе) и включить отслеживание изменений. Если затем вы сохраните шаблон с включенным отслеживанием изменений, то для любого нового документа, который вы создаете на основе этого шаблона, также будет включен параметр отслеживания изменений. Для большинства людей это было бы неприемлемо.

Кроме того, большинство шаблонов делятся на две категории: те, которые содержат определяемые пользователем стили и макросы, и те, которые содержат стандартный текст определенного типа. Если ваш шаблон относится к последнему типу, то включение «Отслеживать изменения» в шаблоне может быть полезным, даже если для новых документов, основанных на этом шаблоне, также по умолчанию включено «Отслеживание изменений». Если ваш шаблон относится к первому типу (каковым, по моему опыту, является большинство шаблонов), то включение отслеживания изменений в шаблоне не поможет.

Причина проста: даже если вы можете вносить изменения в стили и макросы в шаблоне, эти изменения не отслеживаются функцией Track Changes, поэтому вы не сможете определить, кто изменил форматирование абзаца основного текста с выравнивания по левому краю. до полностью оправданного, или даже если такое изменение вообще было сделано.

Вы, конечно, можете настроить внутренний подход «системы чести» к внесению изменений в шаблон. Вы можете, например, сделать так, чтобы каждый пользователь каким-то образом отмечал любые изменения, которые они вносят в шаблон. Если они меняют стиль или поля, они должны добавить комментарий к шаблону с подробным описанием этих изменений и причин их внесения. Конечно, любые такие комментарии затем становятся частью шаблона и автоматически переносятся в любой новый документ, основанный на этом шаблоне. (Вы можете обойти это вручную, используя отдельный документ для принятия комментариев пользователя об изменениях, внесенных в шаблон.)

Что вам действительно нужно — особенно с шаблонами — это «контроль изменений»

система. Эти типы систем довольно часто используются с файлами, для которых критична ответственность за изменения, например, с файлами программирования. В Office нет встроенной такой системы, но можно найти стороннюю систему, обеспечивающую желаемую функциональность. Обычно системы управления изменениями позволяют пользователю извлечь файл (например, в данном случае шаблон), внести изменения в файл, а затем вернуть его в систему. Пока файл извлечен, никто другой не может его изменить. Системы контроля изменений обычно сохраняют копии файлов при каждой регистрации, поэтому вы можете «откатить» любые нежелательные изменения.

Если вы решите найти систему управления изменениями, которая будет работать с документами и шаблонами Word, вы захотите убедиться, что она поддерживает уникальные функции Word. Например, система должна иметь возможность отслеживать изменения стилей, макросов, свойств документа, графики и т. Д.

Это сложная задача, и ее нелегко выполнить.

WordTips — ваш источник экономичного обучения работе с Microsoft Word.

(Microsoft Word — самая популярная программа для обработки текстов в мире.) Этот совет (12691) применим к Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 и Word в Office 365.