Название компании Майкла — «Уход за кожей по дизайну» с заглавной буквы.

Он использует Word для создания многих форм и большей части документации (руководство для сотрудников, политики и процедуры, документы LLC и т. Д.). Слово «By» всегда отображается с волнистым подчеркиванием с предложением изменить его на нижний регистр («by» вместо «By»). Майкл не хочет отключать проверку орфографии и грамматики, но он не хочет, чтобы это было помечено как нарушение. Он ввел «By» в пользовательский словарь, но это не повлияло. Он задается вопросом, есть ли способ сообщить Word, что это не должно считаться нарушением.

За исключением изменения названия вашей компании в угоду Word, есть несколько способов решения этой проблемы. Один из способов — отключить грамматические ошибки для документа, в котором возникает эта конкретная ошибка.

Выполните следующие действия:

  1. Загрузите документ, содержащий ошибку.

  2. Откройте диалоговое окно «Параметры Word». (В Word 2007 нажмите кнопку Office, а затем выберите «Параметры Word». В Word 2010 и Word 2013 откройте вкладку «Файл» на ленте, а затем нажмите «Параметры».)

  3. В левой части диалогового окна щелкните Проверка. (См. Рис. 1.)

  4. Прокрутите до самого низа диалогового окна.

  5. Убедитесь, что установлен флажок Скрыть грамматические ошибки только в этом документе.

  6. Щелкните ОК.

В результате ни одна из грамматических ошибок (в том числе неправильно написанное «By») не отмечена. Это не влияет на другие документы, в которых могут отображаться ошибки, и не влияет на отображение орфографических ошибок.

Другой подход — отключить правило проверки грамматики, которое срабатывает, когда Word отмечает «By». Вы можете реализовать этот подход следующим образом:

  1. Загрузите документ, содержащий ошибку.

  2. Откройте диалоговое окно «Параметры Word». (В Word 2007 нажмите кнопку Office, а затем выберите «Параметры Word». В Word 2010 и Word 2013 откройте вкладку «Файл» на ленте, а затем нажмите «Параметры».)

  3. В левой части диалогового окна щелкните Проверка.

  4. Нажмите кнопку «Настройки». Word отображает диалоговое окно «Параметры грамматики». (См. Рис. 2.)

  5. Убедитесь, что флажок «Использование заглавных букв» снят. (Это правило указывает, должна ли программа проверки грамматики отмечать неправильно написанные слова.)

  6. Щелкните OK, чтобы закрыть диалоговое окно Grammar Settings.

  7. Щелкните ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Параметры Word.

Это изменение влияет не только на текущий документ, но и на проверку грамматики всех документов Office (а не только документов Word).

Третий подход — отключить проверку орфографии и грамматики для слова «By». Этот подход имеет смысл, потому что вы уже знаете, что и написание слова, и его грамматика (использование заглавных букв) верны. Выполните следующие действия:

  1. Выберите слово «По».

  2. Откройте вкладку «Обзор» на ленте.

  3. Щелкните инструмент «Язык» (в группе «Язык»), а затем щелкните «Установить язык проверки правописания». Word отображает диалоговое окно «Язык». (См. Рис. 3.)

  4. Убедитесь, что установлен флажок «Не проверять орфографию или грамматику».

  5. Щелкните ОК.

Это оно; экземпляр «Автор», который вы выбрали на шаге 1, никогда не будет отмечен как неправильный ни программой проверки орфографии, ни грамматикой.

Выбор всех экземпляров «By» и внесение этого изменения может оказаться утомительным, поэтому вы можете подумать о лучшем подходе — использовании стилей. Выполните следующие действия:

  1. Выберите полное название компании («Уход за кожей по дизайну»).

  2. Откройте вкладку «Главная» на ленте.

  3. Щелкните маленький значок в правом нижнем углу группы стилей. Word отображает область задач «Стили».

  4. Внизу панели задач «Стили» есть три небольшие кнопки инструментов. Щелкните крайний левый из них, инструмент «Новый стиль». Word отображает диалоговое окно «Создать новый стиль из форматирования». (См. Рис. 4.)

  5. В поле «Имя» введите имя стиля, который вы хотите использовать для названия своей компании. (Хорошим было бы «CompanyName» без кавычек.)

  6. В раскрывающемся списке «Тип стиля» выберите «Символ».

  7. Щелкните Форматировать. Word отображает раскрывающееся меню.

  8. Выберите в меню опцию «Язык». Word отображает диалоговое окно «Язык».

  9. Убедитесь, что установлен флажок «Не проверять орфографию или грамматику».

  10. Нажмите OK, чтобы закрыть диалоговое окно «Язык».

  11. Щелкните OK, чтобы завершить создание нового стиля.

Создав стиль CompanyName, вы можете применить его ко всем экземплярам названия компании в вашем документе, и эти экземпляры не будут помечены для грамматики или правописания. При желании вы можете использовать «Найти и заменить», чтобы изменить стиль для всех экземпляров названия компании в ваших существующих документах. Для новых документов вы можете создать запись автотекста, которая помещает правильно отформатированное (стилизованное) название компании в ваш документ.

Прелесть подхода, ориентированного на стиль, конечно же, заключается в том, что при желании вы можете применить дополнительное форматирование к названию компании. Например, вы можете захотеть, чтобы название вашей компании всегда отображалось маленькими заглавными буквами, или вы хотите, чтобы оно было жирным, курсивом или определенным шрифтом. Все, что вам нужно сделать, это внести изменения форматирования в определение стиля, а затем они отразятся во всех экземплярах названия вашей компании, использующих этот стиль.

WordTips — ваш источник экономичного обучения работе с Microsoft Word.

(Microsoft Word — самая популярная программа для обработки текстов в мире.) Этот совет (13168) применим к Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 и Word в Office 365.