Функция слияния писем Word чаще всего используется для создания того, что раньше называлось «шаблонными письмами», или для создания ярлыков из списка отдельных фрагментов данных. Однако слияние почты можно также использовать для создания полных документов из группы отдельных частей. Вы можете использовать слияние, чтобы легко заполнять стандартные документы, содержащие четко определенные элементы, которые необходимо изменять каждый раз при составлении документа.

Со временем вы можете разработать исходные документы для использования в своем бизнесе.

Например, если ваш бизнес связан с имущественным планированием, вы можете разработать документы, касающиеся полномочий по назначению, директив по медицинскому обслуживанию, договоров доверительного управления, завещаний, сделок с недвижимостью и т. Д. Каждый документ может содержать многие из одинаковых элементов: названия сторон (например, в качестве создателей документов, получателей и попечителей), даты, адреса (округа, города, улицы, штаты, почтовые индексы), пол и т. д. Поскольку эти элементы являются общими, кажется логичным разместить поля слияния в тех местах документов, где общие элементы обязательны.

Затем вы можете создать файл ввода данных, который состоит из таблицы Word со спецификой для каждого клиента. Эту информацию можно легко записать на компакт-диск и сохранить в папке клиента. Макрос, инициированный простыми, легко запоминающимися комбинациями клавиш, затем может быть использован для создания окончательного объединенного документа.

Преимущество такого подхода заключается в том, что вы можете в короткие сроки создавать целые наборы документов. Используя таким образом слияние почты, вы можете очень быстро создать именно то, что вам нужно. Например, если вы (снова) занимались бизнесом по планированию наследственного имущества, вы могли бы заключить довольно длительное доверительное соглашение с эффективным налогом на смерть, одно или несколько завещаний, полномочия по назначению, наборы директив по охране здоровья, списки инструкций и образцы письма и другие сопутствующие документы менее чем за полчаса.

WordTips — ваш источник экономичного обучения работе с Microsoft Word.

(Microsoft Word — самая популярная программа для обработки текстов в мире.) Этот совет (10970) применим к Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 и Word в Office 365. Вы можете найти версию этого совета для старый интерфейс меню Word здесь:

link: / word-Using_Mail_Merge_to_Complete_Documents [Использование слияния для завершения документов].