Cách tạo danh sách thả xuống với Xác thực dữ liệu trong Excel

Trong bài này, chúng ta sẽ tìm hiểu cách tạo danh sách thả xuống bằng cách sử dụng xác thực dữ liệu trong Microsoft Excel.

_ Tính năng Xác thực dữ liệu cải thiện hiệu quả nhập dữ liệu trong Excel và giảm các lỗi đánh máy và lỗi đánh máy. Bạn có thể có các mục nhập hạn chế theo tiêu chí xác thực hoặc thậm chí tạo các quy tắc tùy chỉnh cho những gì có thể được nhập vào ô. Trong trường hợp có bất kỳ mục nhập nào không hợp lệ, nó sẽ hiển thị thông báo và ngăn người dùng nhập dữ liệu dựa trên điều kiện đã chỉ định._

Hãy hiểu cách bạn có thể sử dụng tính năng này, với sự trợ giúp của các ví dụ.

Chúng tôi có danh sách sản phẩm trong Cột A và chúng tôi muốn tạo danh sách thả xuống của tất cả các sản phẩm.

Thực hiện theo các bước dưới đây: – Chọn bất kỳ ô nào trong trang tính Để tạo danh sách thả xuống, hãy chuyển đến tab Dữ liệu> Công cụ dữ liệu> nhấp vào Xác thực dữ liệu

Hoặc chúng ta có thể sử dụng phím tắt ALT + D + L Hộp thoại xác thực dữ liệu sẽ xuất hiện

Lưu ý: -Trước khi nhấp vào OK, bạn sẽ nhận thấy rằng theo mặc định, các hộp kiểm “Bỏ qua chỗ trống” và “Thả xuống trong ô” được chọn. Hộp kiểm đầu tiên “Bỏ qua chỗ trống” được sử dụng để cho phép hoặc bỏ qua khoảng trống làm đầu vào hợp lệ trong ô nếu được chọn. Nếu nó không được chọn, Excel sẽ không cho phép các khoảng trống làm đầu vào hợp lệ và một thông báo lỗi sẽ bật lên. Và tùy chọn được chọn thứ hai là “Danh sách thả xuống trong ô”, được sử dụng để hiển thị mũi tên khi bạn nhấp vào ô. Vì vậy, nếu bạn bỏ chọn tùy chọn này, mũi tên thả xuống sẽ biến mất.

Lưu ý: -Trường hợp bạn muốn xóa văn bản trong ô đã xác thực dữ liệu, bạn có thể vào ô đó và nhấn lệnh xóa. Nội dung sẽ bị xóa khỏi ô nhưng sẽ ở đó trong danh sách thả xuống * Ngoài ra, khi bạn không ở trong ô mà chúng tôi đã áp dụng xác thực dữ liệu, bạn sẽ thấy rằng bây giờ nó không có mũi tên thả xuống. Thả xuống chỉ xuất hiện nếu bạn chọn ô đó

Trong trường hợp bạn muốn xóa hoàn toàn xác thực dữ liệu khỏi ô hoặc phạm vi, chỉ cần đi tới cửa sổ xác thực dữ liệu và ở đó bạn thấy tùy chọn này “Xóa tất cả”. Chỉ cần nhấp vào nó và bây giờ nhấp vào OK. Tại thời điểm chúng ta nhấn enter, xác thực dữ liệu sẽ bị xóa khỏi ô

Có một cách khác để tạo danh sách thả xuống. Bằng cách xác định tên phạm vi, chúng ta có thể tạo danh sách thả xuống. Để hiểu, hãy làm theo các bước được đưa ra bên dưới: – Vì vậy, chúng tôi có cùng một danh sách ở đây trong phạm vi A9 đến A15 Chúng tôi chọn phạm vi và bây giờ chúng tôi có thể đi đến hộp tên để đặt một số tên cho phạm vi này hoặc chúng tôi có thể sử dụng Xác định Tên * Chuyển đến tab Công thức> Tên được xác định> sau đó nhấp vào Xác định tên

Lưu ý: – Nếu bạn nhớ tên mà bạn đã đặt cho danh sách, bạn có thể nhập nó vào đây, trước dấu “bằng” hoặc bạn có thể nhấn F3.

Cửa sổ “PASTE NAME” sẽ xuất hiện và bạn có thể xác định vị trí tất cả các tên của phạm vi có sẵn trong sổ làm việc hiện tại.

Chúng tôi đặt tên cho phạm vi là “Product_Name”, chúng tôi nhấp vào nó và sau đó nhấp vào OK. Chúng tôi nhấp vào OK, và chúng tôi nhận được danh sách thả xuống trong ô này

Vì vậy, đây là cách bạn có thể tạo menu thả xuống bằng cách sử dụng xác thực dữ liệu với sự trợ giúp của các ví dụ đã cho trong Excel.