Điều đó là không thể tránh khỏi: Khi tổ chức bạn làm việc lớn hơn, nó trở nên chuyên biệt hơn và mỗi bộ phận của tổ chức bắt đầu tạo ra thông tin phải được chia sẻ với những người khác. Ví dụ: những người trong bộ phận Nhân sự có thể tạo danh sách các ngày nghỉ của công ty trong năm hoặc sổ tay hướng dẫn nhân viên, những người trong bộ phận Bán hàng tạo các mẫu đơn đặt hàng và bảng thông tin sản phẩm, những người trong kho hàng tạo biểu mẫu nhận hàng, v.v. Danh sách này là vô tận cũng như các hoán vị. Rốt cuộc, mọi tổ chức đều khác nhau.

Cách truyền thống để chia sẻ những tài liệu như vậy là mỗi bộ phận in chúng ra, chuyển chúng đi và lưu giữ chúng trong trường hợp cần thêm. Tuy nhiên, bạn có thể loại bỏ tất cả giấy tờ bằng cách chỉ cần tạo biểu mẫu, tài liệu, bảng tính hoặc những gì bạn có bằng ứng dụng của Google và sau đó chia sẻ chúng với những người trong công ty.

Sử dụng phương pháp này, bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều giấy tờ vì các cá nhân có thể xem lại thông tin trực tuyến khi cần thiết. Nếu một người cụ thể cần in ra một bản sao, họ có thể làm như vậy mà không cần phải in một bản cho mọi người.

Tiếp cận chia sẻ tài liệu theo cách này có thể mất một chút kế hoạch, nhưng nó thực sự có thể được thực hiện bất cứ lúc nào bạn muốn. Ngay cả khi tổ chức của bạn đã hoạt động trong nhiều năm, với rất nhiều tài liệu nội bộ hiện có, chúng có thể dễ dàng được chuyển sang Google Drive và chia sẻ.

Khi bạn thực hiện chia sẻ, hãy đảm bảo bạn đưa ra một số suy nghĩ về những người cần các cấp độ truy cập khác nhau mà Google cung cấp. Ví dụ, không phải ai cũng cần khả năng chỉnh sửa hoặc nhận xét trên tất cả các tài liệu. Trên thực tế, hầu hết mọi người có thể sẽ chỉ cần khả năng xem chúng.

Tuy nhiên, việc thay đổi quyền truy cập cho các tài liệu hoặc cá nhân là một việc nhanh chóng trong Tài liệu và Trang tính.