Có một số tình huống trong đó AutoFilter không có đủ sức mạnh mà bạn cần khi xử lý dữ liệu của mình. Ví dụ: bạn có thể cần thực hiện một phép tính trong so sánh bộ lọc. Trong những trường hợp này, bạn có thể sử dụng khả năng lọc nâng cao của Excel.

Lọc nâng cao yêu cầu bạn thiết lập phạm vi tiêu chí trong trang tính của mình. Phạm vi tiêu chí này không phải là một phần của danh sách dữ liệu của bạn, nhưng thay vào đó được sử dụng để biểu thị cách bạn muốn thực hiện lọc.

Thông thường, bạn sẽ đặt tiêu chí của mình trước danh sách dữ liệu, nhưng bạn cũng có thể đặt tiêu chí sau. Điều quan trọng là bạn phải tách các tiêu chí khỏi danh sách dữ liệu của mình bằng ít nhất một hàng trống. Nếu không, Excel có thể nghĩ rằng tiêu chí là một phần của danh sách dữ liệu thực tế.

Các tiêu chí được nhập vào trang tính của bạn sao cho mỗi cột biểu thị một phép so sánh AND logic khác nhau và mỗi hàng biểu thị một phép so sánh HOẶC logic khác nhau. Nếu điều này nghe có vẻ khó hiểu, đừng lo lắng. Một ví dụ sẽ giúp làm sáng tỏ mọi thứ.

Giả sử bạn có một danh sách dữ liệu bắt đầu ở hàng thứ sáu của trang tính. Bạn đã dành các hàng ở trên này để xác định tiêu chí lọc của mình. Danh sách dữ liệu chứa các cột mô tả thông tin trong khoảng không quảng cáo của bạn. Có các cột cho số mặt hàng, mô tả, vị trí, số lượng, giá trị và những thứ tương tự. Ngoài ra còn có một cột được tính toán cho biết lợi nhuận thu được từ mỗi mặt hàng tồn kho.

Tại một số thời điểm, bạn có thể muốn lọc danh sách dữ liệu của mình để danh sách này chỉ hiển thị một tập hợp con giới hạn các mục hàng tồn kho của bạn. Ví dụ: bạn có thể chỉ muốn xem những mặt hàng có số lượng trên 2500 và lợi nhuận dưới 1000 hoặc những mặt hàng có số lượng lớn hơn 7500 hoặc những mặt hàng có lợi nhuận dưới 100. (Đây là nhiều hơn phức tạp hơn bạn có thể thực hiện bằng cách sử dụng Bộ lọc tự động tùy chỉnh.)

Để thiết lập một bộ lọc như vậy, tất cả những gì bạn cần làm là đặt tiêu chí của mình. Trong trường hợp này, bạn sẽ sử dụng các ô A1: B4 như sau:

A

B

1

Quantity

Profit

2

>2500

<1000

3

>7500

4

<100

Trong ví dụ này, hàng đầu tiên hiển thị tên trường được sử dụng trong so sánh, trong khi hàng thứ hai đến hàng thứ tư xác định các so sánh thực tế. Lưu ý rằng vì có hai bài kiểm tra ở hàng thứ hai, chúng được coi là điều kiện AND và những bài kiểm tra ở các hàng khác được coi là điều kiện OR.

Để áp dụng các tiêu chí lọc này, hãy làm theo các bước sau:

  1. Chọn bất kỳ ô nào trong danh sách dữ liệu (không có trong tiêu chí).

  2. Chọn Bộ lọc từ menu Dữ liệu, sau đó chọn Bộ lọc Nâng cao. Excel sẽ hiển thị hộp thoại Bộ lọc Nâng cao (Xem Hình 1.) với địa chỉ của bảng dữ liệu ban đầu của bạn đã được điền vào, trong hộp Phạm vi Danh sách.

  3. Chọn trường Phạm vi tiêu chí. Điểm chèn sẽ xuất hiện trong trường.

  4. Sử dụng chuột để chọn phạm vi tiêu chí, các ô A1: B4.

  5. Nhấp vào OK.

ExcelTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Excel hiệu quả về chi phí.

Mẹo này (2858) áp dụng cho Microsoft Excel 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Excel (Excel 2007 trở lên) tại đây: