Bill đang tạo một biểu mẫu bằng Excel và anh ấy đã đính kèm các nhận xét vào tiêu đề cột để nhắc mọi người về nội dung trong mỗi cột. Khi con trỏ chuột được di chuyển qua tiêu đề cột, hộp nhận xét luôn bật lên ở bên phải của cột, đây là một vấn đề đối với những cột gần bên phải của màn hình — các hộp xuất hiện ngoài màn hình, ở bên phải của cột. Bill tự hỏi liệu có cách nào để cho hộp nhận xét biết nơi nó sẽ bật lên không.

Câu trả lời ngắn gọn là không có bất kỳ cách nào để kiểm soát nơi hộp nhận xét bật lên sẽ xuất hiện; nó luôn xuất hiện ở bên phải và vị trí của nó luôn được đặt lại mỗi khi hành động bật lên xảy ra. Nếu bạn định cấu hình Excel để các hộp nhận xét luôn hiển thị (tức là chúng không “bật lên”), thì bạn có thể định vị các hộp nhận xét riêng lẻ. Bạn có thể cấu hình Excel bằng cách làm theo các bước sau:

  1. Chọn Tùy chọn từ menu Công cụ. Excel sẽ hiển thị hộp thoại Tùy chọn.

  2. Đảm bảo rằng tab View được hiển thị. (Xem Hình 1.)

  3. Chọn nút radio Nhận xét & Chỉ báo.

  4. Nhấp vào OK.

Các nhận xét bây giờ sẽ hiển thị và bạn có thể đặt chúng theo ý muốn. Tất nhiên, hạn chế của cách tiếp cận này là nếu bạn có nhiều nhận xét trong trang tính của mình, màn hình có thể xuất hiện khá lộn xộn. Nếu bạn thay đổi trở lại để chỉ hiển thị chỉ báo nhận xét, thì các vị trí bạn đã đặt sẽ bị mất và cửa sổ bật lên (khi bạn di chuyển con trỏ chuột qua ô) lại xuất hiện ở bên phải của ô.

Một cách tiếp cận khác để hiển thị nhận xét bạn muốn là sử dụng tính năng xác thực dữ liệu trong Excel thay vì nhận xét thực tế. (Bạn có thể sử dụng tab Thông báo đầu vào của hộp thoại Xác thực dữ liệu để đặt thông báo được hiển thị khi ô được chọn.) Có một số khác biệt về hoạt động giữa thông báo đầu vào xác thực dữ liệu và nhận xét thông thường. Đầu tiên, thông báo được kết hợp tốt nhất với ô đầu vào thực tế, không phải với bất kỳ ô tiêu đề nào cho cột. (Bằng cách này, thông báo được hiển thị khi người dùng thực sự bắt đầu nhập liệu.)

Thứ hai, ô chứa thông báo đầu vào không có một chỉ báo nhỏ ở góc trên bên phải, như trường hợp của các nhận xét.

Lợi ích của việc sử dụng thông điệp đầu vào xác thực dữ liệu là thông báo sẽ luôn hiển thị trên màn hình; nó không mặc định hiển thị ở bên phải, như các nhận xét. Ngoài ra, bạn có thể định vị thư theo cách thủ công ở nơi bạn muốn và Excel sẽ ghi nhớ vị trí đó.

ExcelTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Excel hiệu quả về chi phí.

Mẹo này (2887) áp dụng cho Microsoft Excel 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Excel (Excel 2007 trở lên) tại đây: