Kim đã tạo một biểu mẫu trong Excel dựa trên việc xác thực dữ liệu để trình bày câu trả lời bằng cách sử dụng danh sách thả xuống. Có một loạt các câu hỏi trong biểu mẫu. Anh ta tự hỏi liệu có cách nào để buộc các câu hỏi phải được trả lời theo thứ tự không. Ví dụ, anh ấy muốn người dùng trả lời câu hỏi 1 trước khi chuyển sang câu hỏi 2, v.v.

Việc hoàn thành loại nhiệm vụ này có thể khiến bạn khó chịu vì sử dụng macro hoặc tạo biểu mẫu người dùng, nhưng bạn không cần phải đi theo lộ trình này. (Sử dụng macro và biểu mẫu người dùng rất mạnh mẽ, nhưng chúng cũng phức tạp hơn một số người có thể muốn.) Bạn có thể đạt được mức độ “trật tự” bằng cách chỉ cần điều chỉnh các thông số kỹ thuật bạn sử dụng trong danh sách thả xuống xác thực dữ liệu của mình.

Ví dụ: bạn sẽ muốn thiết lập một vài phạm vi được đặt tên trong sổ làm việc của mình. Chọn một ô và đặt tên là “Mặc định”. Trong ô đó, hãy đặt một thông báo mặc định, chẳng hạn như văn bản “Trả lời câu hỏi theo thứ tự.” Trong một phạm vi được đặt tên khác (có thể được đặt tên là “Q1Answers”), bạn sẽ đưa vào danh sách các câu trả lời được chấp nhận cho câu hỏi đầu tiên của mình. Cuối cùng, bạn nên gán tên cho ô sẽ chứa câu trả lời của người dùng cho câu hỏi, chẳng hạn như “Q1Response.” Bạn có thể tạo các phạm vi được đặt tên tương tự cho các câu trả lời có thể chấp nhận được và phản hồi cho các câu hỏi khác của bạn (Câu trả lời câu hỏi 2, Câu trả lời câu hỏi 3, Câu trả lời câu hỏi), v.v.).

Sau đó, trong kiểm tra xác thực cho từng câu hỏi của bạn, bạn có thể sử dụng công thức để chỉ định những gì Excel nên sử dụng làm câu trả lời có thể. Trong trường hợp này, cài đặt xác nhận cho câu hỏi 1 rất dễ dàng; chỉ cần đặt cài đặt Cho phép thành Danh sách và chỉ định (trong hộp Nguồn) mà bạn muốn sử dụng phạm vi Q1Answers được sử dụng. Tuy nhiên, đối với các câu hỏi tiếp theo, bạn nên sử dụng công thức trong hộp Nguồn. Ví dụ, đối với câu hỏi 2, bạn nên sử dụng công thức sau trong hộp Nguồn:

=IF(OR(Q1Response="",Q1Response=Default),Default,Q2Answers)

Đối với mỗi câu hỏi tiếp theo, bạn sẽ thay đổi ký hiệu Q1 thành bất kỳ điều gì phù hợp với câu hỏi trước đó và thay đổi ký hiệu Q2 thành bất kỳ ký hiệu nào phù hợp với câu hỏi hiện tại. Công thức hoạt động vì nó chỉ định rằng nếu câu trả lời cho câu hỏi 1 trống hoặc bằng giá trị Mặc định (“Trả lời các câu hỏi theo thứ tự”), thì câu trả lời Mặc định được hiển thị dưới dạng lựa chọn cho câu hỏi 2. Nếu không có các điều kiện đó tồn tại, sau đó các câu trả lời cho câu hỏi 2 được hiển thị và có thể lựa chọn. Nếu mọi người cố gắng trả lời câu hỏi khi câu hỏi trước đó chưa được trả lời, tùy chọn thả xuống duy nhất hiển thị sẽ là giá trị Mặc định (“Trả lời câu hỏi theo thứ tự”).

Bạn có thể thực hiện phương pháp này thêm một bước nữa, nếu muốn, bằng cách thêm định dạng có điều kiện vào hỗn hợp. Nếu bạn sử dụng cùng một loại thử nghiệm (để xem câu hỏi trước đó có được trả lời hay không), bạn có thể sửa đổi định dạng của các ô chứa câu hỏi của bạn. Ví dụ: nếu câu hỏi trước chưa được trả lời, thì chỉ cần định dạng các câu hỏi sau để chúng xuất hiện dưới dạng loại màu trắng. Điều đó khiến chúng biến mất vào nền trắng của phòng giam. Sau đó, khi mỗi câu hỏi được trả lời, câu hỏi tiếp theo sẽ xuất hiện theo thứ tự.

ExcelTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Excel hiệu quả về chi phí.

Mẹo này (8384) áp dụng cho Microsoft Excel 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Excel (Excel 2007 trở lên) tại đây: