Một cách tiết kiệm thời gian tuyệt vời khi nhập dữ liệu là sử dụng tính năng Tự động điền của Excel.

Để sử dụng tính năng này, hãy nhập đủ ô mà Excel có thể tìm ra cách bạn muốn điền vào các ô còn lại theo chuỗi. Ví dụ: nhập 1 và 2 vào hai ô, hoặc 5 và 10 vào hai ô khác, hoặc Thứ Hai và Thứ Ba.

Chọn hai ô, sau đó nhấp và kéo nút điều khiển Tô ở góc dưới bên phải của đường viền lựa chọn.

Cũng thú vị như Tự động điền, một tính năng tiết kiệm thời gian thậm chí còn thú vị hơn là xác định chuỗi giá trị của riêng bạn mà Tự động điền có thể sử dụng. Làm theo các bước sau:

  1. Chọn Tùy chọn từ menu Công cụ. Excel sẽ hiển thị hộp thoại Tùy chọn.

  2. Đảm bảo rằng tab Danh sách tùy chỉnh được chọn. (Xem Hình 1.)

  3. Chọn DANH SÁCH MỚI trong danh sách Danh sách Tùy chỉnh.

  4. Trong phần Mục nhập Danh sách của hộp thoại, hãy bắt đầu nhập các mục trong chuỗi điền của bạn, theo thứ tự chúng sẽ xuất hiện. Ví dụ: bạn có thể nhập danh sách các giám đốc bộ phận theo thứ tự bảng chữ cái. Nhấn Enter ở cuối mỗi phần tử.

  5. Khi bạn hoàn tất, hãy nhấp vào nút Thêm.

  6. Nhấn OK để hoàn tất.

Bây giờ bạn có thể sử dụng danh sách tùy chỉnh cho tính năng Tự động điền. Chỉ cần nhập bất kỳ mục nhập nào từ danh sách tùy chỉnh bạn muốn bắt đầu, chọn ô, sau đó kéo nút điều khiển Điền. Excel điền vào các ô đã chọn với các mục từ danh sách tùy chỉnh của bạn, theo thứ tự.

ExcelTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Excel hiệu quả về chi phí.

Mẹo này (3050) áp dụng cho Microsoft Excel 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Excel (Excel 2007 trở lên) tại đây: