David có một bảng tính mà anh ấy sử dụng để theo dõi doanh số bán hàng của công ty trong một số tháng. Tên công ty nằm trong cột A và doanh số bán hàng lên đến mười lăm tháng nằm trong cột B: P. David muốn tạo một biểu đồ có thể thay đổi động để hiển thị doanh số bán hàng cho một công ty từ trang tính.

Có một số cách có thể được thực hiện; Tôi sẽ xem xét ba trong số chúng trong mẹo này. Vì lợi ích của ví dụ, hãy giả sử rằng trang tính có tên là MyData và hàng đầu tiên chứa tiêu đề dữ liệu. Tên công ty nằm trong phạm vi A2: A151 và dữ liệu bán hàng cho các công ty đó nằm trong B2: P151.

Một cách tiếp cận là sử dụng khả năng AutoFilter của Excel. Tạo biểu đồ của bạn như bình thường, đảm bảo rằng biểu đồ được định cấu hình để vẽ chuỗi dữ liệu của nó từ các hàng của trang tính MyData. Bạn cũng nên đặt biểu đồ trên trang tính của riêng nó.

Bây giờ, chọn A1 trên MyData và áp dụng AutoFilter (Data | Filter | AutoFilter). Một mũi tên thả xuống nhỏ xuất hiện ở đầu mỗi cột.

Nhấp vào mũi tên thả xuống cho cột A và chọn công ty bạn muốn xem trong biểu đồ. Excel sẽ vẽ lại biểu đồ để chỉ bao gồm một công ty duy nhất.

Hạn chế tiềm ẩn duy nhất của phương pháp AutoFilter là mỗi công ty được coi là một chuỗi dữ liệu độc lập, mặc dù chỉ một trong số chúng được hiển thị trong biểu đồ. Bởi vì họ độc lập, mỗi công ty được biểu đồ bằng một màu khác nhau. Nếu bạn muốn các màu biểu đồ giống nhau luôn được sử dụng, thì bạn sẽ cần sử dụng một trong các cách tiếp cận khác.

Một cách khác để tiếp cận vấn đề là thông qua việc sử dụng bảng dữ liệu “trung gian” — một bảng được tạo động, chỉ lấy thông tin bạn muốn từ bảng dữ liệu lớn hơn. Biểu đồ sau đó dựa trên bảng trung gian động. Làm theo các bước sau:

  1. Tạo một trang tính mới và đặt tên nó giống như “ChartData”.

  2. Sao chép tiêu đề cột từ trang tính MyData vào hàng thứ hai trên trang tính ChartData. (Nói cách khác, sao chép MyData! A1: P1 sang ChartData! A2: P2. Điều này khiến hàng đầu tiên của trang ChartData tạm thời trống.)

  3. Với trang tính MyData được hiển thị, hãy chọn Xem | Thanh công cụ | Các hình thức.

Thanh công cụ Biểu mẫu sẽ được hiển thị.

  1. Sử dụng thanh công cụ Biểu mẫu, vẽ điều khiển Hộp tổ hợp ở đâu đó trên trang tính MyData.

  2. Hiển thị hộp thoại Điều khiển Định dạng cho Hộp Tổ hợp mới được tạo.

(Nhấp chuột phải vào Hộp tổ hợp và chọn Điều khiển định dạng.)

  1. Sử dụng các điều khiển trong hộp thoại, chỉ định Phạm vi đầu vào là MyData! $ A $ 2: $ A $ 151, chỉ định Liên kết ô là ChartData! $ A $ 1 và chỉ định Dòng thả xuống là 25 (hoặc bất kỳ hình nào bạn muốn). (Xem Hình 1.)

  2. Bấm OK để loại bỏ hộp thoại. Bây giờ bạn có một Hộp tổ hợp đang hoạt động, một khi bạn sử dụng nó để chọn tên công ty, sẽ đặt một giá trị vào ô A1 của trang tính ChartData cho biết những gì bạn đã chọn.

  3. Với trang tính ChartData được hiển thị, hãy nhập công thức sau vào ô A3:

  4. Sao chép nội dung của ô A3 vào phạm vi B3: P3. Hàng 3 bây giờ chứa dữ liệu của bất kỳ công ty nào được chọn trong Hộp kết hợp.

  5. Trong ô B1, nhập công thức sau. (Kết quả của công thức này sẽ đóng vai trò là tiêu đề cho biểu đồ động của bạn.)

  6. Chọn tiêu đề cột và dữ liệu (B2: P3) và tạo biểu đồ dựa trên dữ liệu này. Đặt tiêu đề của biểu đồ thành một số văn bản giữ chỗ; nó không quan trọng nó là gì ngay bây giờ.

  7. Trong biểu đồ đã hoàn thành, hãy chọn tiêu đề biểu đồ.

  8. Trong thanh Công thức, nhập công thức sau:

ExcelTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Excel hiệu quả về chi phí.

Mẹo này (2377) áp dụng cho Microsoft Excel 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Excel (Excel 2007 trở lên) tại đây: