Excel tỏa sáng trong việc chuyển dữ liệu của bạn thành biểu đồ — biểu diễn đồ họa cho dữ liệu của bạn. Bạn có thể dễ dàng tạo biểu đồ dựa trên một loạt dữ liệu trong trang tính. Thông thường, nếu bạn thêm dữ liệu bổ sung vào phạm vi của mình, bạn sẽ cần tạo lại một lần nữa biểu đồ hoặc tốt nhất là thay đổi phạm vi ô mà biểu đồ dựa trên.

Nếu bạn cảm thấy mệt mỏi với việc sửa đổi biểu đồ để tham khảo các phạm vi dữ liệu mới, có một số phím tắt bạn có thể thử. Phím tắt đầu tiên hoạt động tốt nếu bạn chỉ cần “tinh chỉnh” phạm vi được sử dụng trong biểu đồ. (Cách tiếp cận này chỉ hoạt động nếu biểu đồ nằm trên đối tượng trên cùng một trang tính có chứa dữ liệu mà biểu đồ dựa trên đó.) Thực hiện theo các bước sau:

  1. Nhập bất kỳ dữ liệu mới nào vào bảng dựa trên biểu đồ.

  2. Chọn tất cả các ô mà bạn vừa nhập.

  3. Bấm vào bất kỳ đâu trên đường viền lựa chọn xung quanh các ô. (Đừng nhấp vào ô điều khiển.)

  4. Kéo lựa chọn về phía biểu đồ và thả nó trên biểu đồ.

Vậy là xong — Excel kết hợp dữ liệu mới ngay vào biểu đồ hiện có, mượt mà như một cái còi.

Một cách tiếp cận khác là thêm dữ liệu mới vào phạm vi không phải ở cuối mà ở đâu đó trong phạm vi. Ví dụ: bạn có thể có một số dữ liệu đại diện cho một khoảng thời gian, chẳng hạn như 11/1 đến 13/11 và bạn tạo biểu đồ dựa trên những ngày đó. Nếu bạn thêm dữ liệu mới vào cuối phạm vi (sau ngày 13/11), thì Excel sẽ không biết bạn muốn thêm các mục đó vào biểu đồ.

Thay vào đó, hãy chèn một số hàng trống vào đâu đó trong phạm vi dữ liệu; không quan trọng ở đâu, miễn là bản ghi cho 11/13 nằm dưới các hàng đã thêm. Sau đó, bạn có thể thêm dữ liệu mới vào các hàng mới và biểu đồ được cập nhật tự động để bao gồm dữ liệu.

Tất nhiên, một nhược điểm của cách tiếp cận này là dữ liệu được chèn vào sẽ không theo thứ tự khi so sánh với cấu trúc tổng thể của bảng dữ liệu. Điều thú vị cần lưu ý là đối với một số loại dữ liệu — chẳng hạn như dữ liệu dựa trên ngày — Excel sẽ tự động sắp xếp dữ liệu theo ngày khi nó trình bày trong biểu đồ chứ không phải trong bảng dữ liệu. Bạn luôn có thể sử dụng tính năng sắp xếp của Excel để sắp xếp lại dữ liệu trong bảng mà không ảnh hưởng đến những gì được trình bày trong biểu đồ.

Vẫn có một cách tiếp cận khác là tạo một “dải động”. Cách tiếp cận này hoạt động tốt nếu phạm vi dữ liệu bạn đang vẽ biểu đồ là dữ liệu duy nhất trên trang tính. Làm theo các bước sau:

  1. Tạo bảng dữ liệu của bạn như bình thường. (Để đơn giản hóa mọi thứ, chúng tôi sẽ giả định rằng bạn đang tạo một bảng dữ liệu hai cột, trong cột A và B, mà bạn muốn lập biểu đồ.)

  2. Tạo biểu đồ của bạn, như mong muốn.

  3. Khi trang tính hiển thị, hãy nhấp vào Chèn | Tên | Xác định để hiển thị hộp thoại Xác định Tên. (Xem Hình 1.)

  4. Trong trường Tên trong Sổ làm việc hoặc Tên (tùy thuộc vào phiên bản Excel của bạn), hãy nhập tên sẽ tham chiếu đến dữ liệu trong cột A.

  5. Trong trường Tham chiếu đến, hãy nhập công thức sau. Bạn nên thay đổi tên trang tính và ô đầu (trong trường hợp này là $ A $ 2), nếu cần. Nếu bạn thay đổi ô đầu, bạn cũng nên thay đổi phần cuối cùng của công thức (-1) nhỏ hơn một số hàng của ô đầu. Do đó, nếu bạn thay đổi ô đầu thành $ A $ 5, bạn nên thay đổi phần cuối cùng của công thức thành -4.

  6. Nhấp vào Thêm. Excel tạo tên và liên kết nó với công thức bạn đã nhập. Hộp thoại Xác định Tên vẫn hiển thị với tên mới được xác định được liệt kê.

  7. Trong trường Tên trong Sổ làm việc hoặc Tên (tùy thuộc vào phiên bản Excel của bạn), hãy nhập tên sẽ tham chiếu đến dữ liệu trong cột B.

  8. Trong trường Tham chiếu đến, hãy nhập công thức sau. (Bạn nên thực hiện cùng một kiểu thay đổi đối với tên trang tính, ô đầu và phần cuối cùng của công thức như được mô tả trong bước 5.)

  9. Nhấp vào Thêm. Excel tạo tên.

  10. Bấm OK để đóng hộp thoại Xác định Tên.

  11. Hiển thị biểu đồ và chọn chuỗi dữ liệu. (Chỉ nên có một chuỗi dữ liệu vì đây là một bảng dữ liệu hai cột đơn giản.) Thanh công thức sẽ hiển thị một công thức tương tự như sau:

  12. Thay thế các phạm vi trong công thức bằng các tên bạn đã xác định trước đó trong các bước này. Giả sử bạn đã xác định tên Dates và Readings ở bước 4 và 7, công thức sẽ giống như sau:

=SERIES(,Sheet1!Dates,Sheet1!Readings,1)

Giờ đây, biểu đồ cập nhật tự động bất kể bạn thêm thông tin vào đâu trong bảng dữ liệu của mình. Điều này hoạt động vì tên bạn đã xác định trong bước 6 và 10 tham chiếu đến một công thức tính mức độ dữ liệu trong cột A và B của trang tính của bạn.

Có nhiều cách khác mà bạn có thể tạo phạm vi động, tùy thuộc vào đặc điểm của dữ liệu bạn đang sử dụng. Để biết thêm thông tin, hãy xem các tài nguyên Web sau:

http://spreadsheetpage.com/index.php/tip/update_charts_automatically_when_you_enter_new_data/ http://www.ozgrid.com/Excel/DynamicRanges.htm

ExcelTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Excel hiệu quả về chi phí.

Mẹo này (2933) áp dụng cho Microsoft Excel 97, 2000, 2002 và 2003.