Mark có một tệp văn bản mà anh ấy thường nhập vào sổ làm việc Excel.

Tệp được tạo bởi một chương trình khác và một trong các cột trong tệp chứa các số, chữ cái “e” và sau đó là các số khác. Khi nhập tệp vào Excel, cột được Excel chuyển đổi thành ký hiệu khoa học, thay vì được coi là văn bản.

Rất có thể tệp bạn đang nhập — tệp do chương trình kia tạo — là tệp CSV. Điều này có nghĩa là các giá trị trong tệp được “phân tách bằng dấu phẩy” và dễ dàng hiểu được bởi một chương trình như Excel. Nếu bạn mở một tệp CSV, Excel chỉ “làm việc đó” mà không cần hỏi nhiều về dữ liệu được nhập. Đây là nơi mà sự cố sẽ xảy ra — Excel chỉ đơn giản là đưa ra giả định rằng cột sự cố chứa các giá trị số trong ký hiệu khoa học.

Giải pháp là để Excel hỏi bạn muốn nhập dữ liệu như thế nào.

Chìa khóa để thực hiện việc này là đổi tên tệp bạn đang nhập. Thay đổi phần mở rộng của tệp từ CSV thành một thứ khác, chẳng hạn như DAT. Sau đó, khi bạn cố gắng mở tệp trong Excel (khởi động Excel và sau đó sử dụng Mở để định vị và cố gắng mở tệp mới được đổi tên), Trình hướng dẫn nhập sẽ bắt đầu. Trình hướng dẫn này cung cấp cho bạn toàn quyền kiểm soát cách Excel xử lý dữ liệu đến của bạn.

Hầu hết trình hướng dẫn đều có thể tự giải thích. Bạn sẽ muốn đặc biệt chú ý đến bước thứ ba của trình hướng dẫn cho phép bạn chỉ định kiểu dữ liệu cho mỗi cột của dữ liệu nhập. Kiểu dữ liệu mặc định cho mỗi cột là “chung”, có nghĩa là Excel cố gắng diễn giải dữ liệu dựa trên các quy trình phân tích cú pháp thông thường của nó. Thay vào đó, bạn muốn xác định cột chứa dữ liệu sự cố và chỉ định rằng cột đó phải được coi là văn bản — chính xác những gì bạn muốn.

Nếu bạn phải nhập loại tệp này thường xuyên, bạn có thể muốn tạo một macro thực hiện việc nhập cho bạn. Tất cả những gì bạn cần làm là sử dụng trình ghi macro để ghi lại từng bước của Trình hướng dẫn nhập. Sau đó, bạn có thể phát lại macro bất cứ lúc nào bạn cần nhập lại tệp.

ExcelTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Excel hiệu quả về chi phí.

Mẹo này (2426) áp dụng cho Microsoft Excel 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Excel (Excel 2007 trở lên) tại đây: