Jennifer có nhiều dữ liệu trong một trang tính và cô ấy coi một số hàng là trùng lặp. Cô ấy xác định xem một hàng có phải là một bản sao hay không dựa trên việc liệu một dải cột trong một hàng có giống với cùng một dải cột trong hàng trước đó hay không. Ví dụ: nếu tất cả các giá trị trong F7: AB7 giống với các giá trị trong F6: AB6, Jennifer sẽ coi hàng 7 là bản sao của hàng 6. Cô ấy tự hỏi liệu có cách nào để cô ấy có thể dễ dàng kiểm tra như vậy không sao chép các hàng và đánh dấu các bản sao theo một số cách.

Một cách tiếp cận cho vấn đề này là sử dụng khả năng định dạng có điều kiện của Excel. Nếu dữ liệu của bạn nằm trong các hàng A1: AZ100, thì hãy chọn phạm vi Sau đó, bạn có thể sử dụng giá trị sau làm kiểm tra công thức trong định dạng có điều kiện của bạn:

=IF(AND($F2:$AB2=$F1:$AB1),1,0)=1

Nếu định dạng có điều kiện của bạn áp dụng màu cho các ô, thì bạn sẽ thấy màu xuất hiện bất cứ lúc nào giá trị trong các cột từ F đến AB bằng giá trị trong cùng các cột của hàng ngay trên hàng được tô màu.

Nếu dữ liệu của Jennifer chỉ bao gồm các ô trong cột F: AB, thì cô ấy có thể sử dụng khả năng lọc của Excel để đánh dấu các hàng trùng lặp.

Đây là các bước chung:

  1. Chọn các ô chứa dữ liệu của bạn. Ví dụ: nếu hàng đầu tiên chứa tiêu đề cột, bạn nên chọn F2: AB100.

  2. Áp dụng màu cho các ô đó để tất cả dữ liệu được tô một màu duy nhất.

  3. Chọn bất kỳ ô nào trong bảng dữ liệu.

  4. Chọn Bộ lọc từ menu Dữ liệu, sau đó chọn Bộ lọc Nâng cao từ menu con kết quả. Excel sẽ hiển thị hộp thoại Bộ lọc Nâng cao. (Xem Hình 1.)

  5. Đảm bảo rằng Lọc Danh sách, Tại chỗ được chọn. (Nó nên được chọn theo mặc định.)

  6. Bấm vào hộp kiểm Chỉ Bản ghi Duy nhất.

  7. Bấm OK. Excel thu gọn dữ liệu của bạn để chỉ các bản ghi duy nhất (không trùng lặp) được hiển thị.

  8. Chọn các hàng dữ liệu hiển thị.

  9. Xóa màu bạn đã áp dụng ở bước 2.

  10. Xóa bộ lọc bạn đã áp dụng trong các bước từ 4 đến 7.

Tại thời điểm này, chỉ các bản ghi trùng lặp được đánh dấu bằng màu bạn đã sử dụng ở bước 2. Các bản ghi này có thể được xóa một cách an toàn, chỉ để lại các bản ghi duy nhất.

ExcelTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Excel hiệu quả về chi phí.

Mẹo này (10607) áp dụng cho Microsoft Excel 97, 2000, 2002 và 2003.

Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Excel (Excel 2007 trở lên) tại đây: