Dọn dẹp danh sách (Microsoft Excel)
Larry làm việc cho một công ty thực hiện các cuộc gọi đi đến khách hàng tiềm năng.
Công ty đã tải xuống danh sách Không gọi quốc gia và muốn kiểm tra các số điện thoại được nhắm mục tiêu của họ so với danh sách, vì vậy họ có thể đảm bảo rằng họ không gọi cho bất kỳ ai trong danh sách DNC. Anh ấy đã tự hỏi làm thế nào điều này có thể được thực hiện trong Excel.
Trước hết, câu hỏi tự nhiên là liệu Excel có phải là công cụ thích hợp để sử dụng cho một tác vụ như vậy hay không. Khi kiểm tra thông tin trên trang web của Ủy ban Thương mại Liên bang, có vẻ như danh sách DNC, là một tệp văn bản phẳng, có thể bao gồm các số điện thoại trong các mã vùng riêng lẻ hoặc một tệp chứa tất cả các mã vùng. Tính toán nhanh chỉ ra rằng danh sách mã vùng trung bình có hơn 300.000 số điện thoại, với hơn 120.000.000 số điện thoại trên toàn quốc.
Làm việc với số lượng lớn số điện thoại như vậy trong Excel không chỉ không thực tế mà còn gần như không thể – Excel sẽ chỉ xử lý tối đa 65.536 hàng dữ liệu. Giải pháp tốt hơn sẽ là sử dụng một số loại chương trình cơ sở dữ liệu (có lẽ là Access), có thể hoạt động với số lượng bản ghi lớn hơn nhiều. Bạn cũng có thể tìm kiếm trên Web các giải pháp độc quyền sẽ hoạt động với danh sách DNC.
Giả sử rằng bạn chỉ làm việc với một tập hợp con của danh sách DNC và tất cả sẽ nằm gọn trong bản sao Excel của bạn, thì việc so sánh danh sách này với danh sách khác là một việc tương đối dễ dàng. Điều này giả định rằng dữ liệu trong danh sách DNC của bạn và danh sách “cần kiểm tra” có cùng định dạng văn bản.
Vì lợi ích của ví dụ này, cũng giả sử rằng danh sách DNC nằm trong cột A và danh sách “cần kiểm tra” nằm trong cột C. Sau đó, bạn có thể làm theo các bước sau:
-
Chọn ô trong cột D nằm ngay bên phải của số điện thoại đầu tiên bạn muốn kiểm tra trong cột C.
-
Nhập công thức sau vào ô đã chọn:
=ISNA(MATCH(C2,$A:$A,0))
Sao chép công thức xuống bên cạnh tất cả các số bạn muốn kiểm tra trong cột C.
Kết quả của công thức cho biết số điện thoại liền kề có trong danh sách DNC hay không. Nếu kết quả là TRUE, thì số điện thoại là not trong danh sách DNC; kết quả FALSE có nghĩa là nó nằm trong danh sách DNC và không nên được gọi. Tại thời điểm này, bạn có thể dễ dàng sắp xếp danh sách “cần kiểm tra” theo kết quả của công thức trong cột D. Sau đó, bạn có thể xóa tất cả các số điện thoại mà giá trị trong cột D là FALSE.
ExcelTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Excel hiệu quả về chi phí.
Mẹo này (2319) áp dụng cho Microsoft Excel 97, 2000, 2002 và 2003.