Giả sử rằng bạn thường xuyên nhập thông tin từ một chương trình khác vào Excel. Thông tin chứa các giá trị số, nhưng nó cũng có thể chứa các khoảng trống. Bạn có thể muốn sử dụng định dạng có điều kiện trên thông tin đã nhập để đánh dấu bất kỳ giá trị 0 nào. Vấn đề là, nếu bạn chỉ thêm một định dạng có điều kiện đánh dấu các ô để xem chúng có bằng 0 hay không, thì điều kiện cũng sẽ đánh dấu bất kỳ ô nào trống, vì chúng cũng chứa giá trị “không”.

Có một số giải pháp khác nhau cho tình trạng khó khăn này. Một giải pháp là áp dụng định dạng có điều kiện sử dụng hai điều kiện. Điều kiện đầu tiên kiểm tra các khoảng trống và điều kiện thứ hai kiểm tra các giá trị bằng không.

Điều kiện kiểm tra khoảng trống không cần điều chỉnh bất kỳ định dạng nào, nhưng điều kiện kiểm tra giá trị 0 thì có thể. Điều này hoạt động vì nếu điều kiện đầu tiên được thỏa mãn (ô trống), điều kiện thứ hai sẽ không bao giờ được kiểm tra. Làm như sau:

  1. Chọn phạm vi bạn muốn được định dạng có điều kiện. (Đối với ví dụ này, tôi sẽ giả sử rằng bạn đã chọn dải ô A2: A99.)

  2. Chọn Định dạng có Điều kiện từ menu Định dạng. Excel sẽ hiển thị hộp thoại Định dạng có Điều kiện.

  3. Sử dụng danh sách thả xuống đầu tiên cho Điều kiện 1, chọn Công thức là.

  4. Trong hộp công thức cho Điều kiện 1, hãy nhập công thức = ISBLANK (A2).

(Xem Hình 1.)

  1. Nhấp vào Thêm. Excel thêm điều kiện thứ hai vào hộp thoại.

  2. Sử dụng danh sách thả xuống đầu tiên cho Điều kiện 2, chọn Giá trị Ô là.

  3. Sử dụng danh sách thả xuống thứ hai cho Điều kiện 2, chọn Bằng. Trong hộp giá trị cho Điều kiện 2, nhập 0. (Xem Hình 2.)

  4. Bấm vào nút Định dạng cho Điều kiện 2. Excel sẽ hiển thị hộp thoại Định dạng Ô.

  5. Sử dụng các điều khiển trong hộp thoại để sửa đổi định dạng như mong muốn.

  6. Bấm OK để đóng hộp thoại Định dạng Ô.

  7. Bấm OK để đóng hộp thoại Định dạng có Điều kiện. Định dạng được áp dụng cho phạm vi ô bạn đã chọn ở bước 1.

Một giải pháp khác là kết hợp hai điều kiện của bạn thành một điều kiện duy nhất. Làm theo các bước sau:

  1. Chọn phạm vi bạn muốn được định dạng có điều kiện. (Đối với ví dụ này, tôi sẽ giả sử rằng bạn đã chọn dải ô A2: A99.)

  2. Chọn Định dạng có Điều kiện từ menu Định dạng. Excel sẽ hiển thị hộp thoại Định dạng có Điều kiện.

  3. Sử dụng danh sách thả xuống đầu tiên cho Điều kiện 1, chọn Công thức là.

  4. Trong hộp công thức cho Điều kiện 1, nhập công thức = AND (A2 = 0, A2 <> “”).

  5. Bấm vào nút Định dạng cho Điều kiện 1. Excel sẽ hiển thị hộp thoại Định dạng Ô.

  6. Sử dụng các điều khiển trong hộp thoại để sửa đổi định dạng như mong muốn.

  7. Bấm OK để đóng hộp thoại Định dạng Ô.

  8. Bấm OK để đóng hộp thoại Định dạng có Điều kiện. Định dạng được áp dụng cho phạm vi ô bạn đã chọn ở bước 1.

Công thức được sử dụng ở bước 4 sẽ kiểm tra để đảm bảo rằng giá trị là 0 và ô không trống. Hàm AND đảm bảo rằng chỉ khi cả hai tiêu chí được thỏa mãn thì công thức mới trả về giá trị True và định dạng được áp dụng.

Có bất kỳ công thức nào khác cũng có thể được sử dụng. Ví dụ: mỗi công thức sau có thể được thay thế ở bước 5 hoặc 4:

  • = AND (COUNT (A2) = 1, A2 = 0)

  • = AND (A2 = 0, NOT (ISBLANK (A2)))

  • = AND (A2 = 0, LEN (A2)> 0)

KHÔNG (ISBLANK (A2)) (A2 = 0)

Nếu bạn muốn một cách nhanh hơn nữa để đánh dấu các giá trị 0 trong khi bỏ qua khoảng trống, bạn có thể cân nhắc sử dụng macro. Macro sẽ nhanh hơn vì bạn có thể nhập và chạy nó; bạn không cần phải chọn một dải ô và nhập công thức (hoặc công thức) cho định dạng có điều kiện. Macro sau đây là một ví dụ về một macro bạn có thể sử dụng:

Sub FormatRed()

TotalRows = 65000     ColNum = 1

For i = 1 To Cells(TotalRows, ColNum).End(xlUp).Row         Cells(i, ColNum).Interior.ColorIndex = xlAutomatic         If IsNumeric(Cells(i, ColNum).Value) Then             If Cells(i, ColNum).Value = 0 Then                 Cells(i, ColNum).Interior.ColorIndex = 3             End If         End If     Next End Sub

Macro kiểm tra các ô trong cột A. (Nó kiểm tra các ô từ hàng 1 đến hàng 65.000; bạn có thể sửa đổi điều này, nếu muốn.) Nếu ô chứa giá trị số và giá trị đó bằng 0, thì ô đó được tô màu đỏ.

Nếu ô chứa thứ gì đó khác, thì ô đó được đặt trở lại màu bình thường.

_Lưu ý: _

Nếu bạn muốn biết cách sử dụng các macro được mô tả trên trang này (hoặc trên bất kỳ trang nào khác trên trang ExcelTips), tôi đã chuẩn bị một trang đặc biệt bao gồm thông tin hữu ích.

ExcelTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Excel hiệu quả về chi phí.

Mẹo này (2980) áp dụng cho Microsoft Excel 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Excel (Excel 2007 trở lên) tại đây: