Nếu bạn sử dụng Excel để lưu trữ danh sách các số điện thoại, bạn có thể muốn một cách để xác định xem có bất kỳ số điện thoại nào trong danh sách của bạn nằm ngoài một phạm vi cụ thể hay không. Ví dụ: đối với khu vực của bạn, chỉ các số điện thoại trong tổng đài 240 (những số bắt đầu bằng 240) mới có thể là cuộc gọi nội hạt. Bạn có thể muốn đánh dấu tất cả các số điện thoại trong danh sách không bắt đầu bằng 240, và do đó sẽ là khoảng cách xa.

Cách bạn thực hiện việc này phụ thuộc vào việc số điện thoại của bạn được lưu trữ dưới dạng văn bản hay số được định dạng. Nếu bạn nhập một số điện thoại có dấu gạch ngang, dấu chấm, dấu ngoặc đơn hoặc các ký tự không phải số khác, thì số điện thoại được coi là một mục nhập văn bản. Nếu bạn định dạng các ô dưới dạng số điện thoại (Định dạng | Ô | Tab Số | Đặc biệt | Số Điện thoại), thì số điện thoại được coi là một số và được định dạng để hiển thị bằng Excel.

Nếu số điện thoại của bạn là mục nhập văn bản, hãy sử dụng các bước sau để áp dụng định dạng có điều kiện mong muốn:

  1. Chọn các ô chứa số điện thoại. (Vì lợi ích của ví dụ này, tôi giả sử rằng ô đầu tiên bạn chọn là A3.)

  2. Chọn Định dạng có Điều kiện từ menu Định dạng. Excel sẽ hiển thị hộp thoại Định dạng có Điều kiện.

  3. Sử dụng menu thả xuống Điều kiện để chọn Công thức Là. (Xem Hình 1.)

  4. Trong vùng công thức, ở bên phải danh sách thả xuống được sử dụng ở bước 3, hãy nhập công thức sau, thay thế A3 bằng địa chỉ của ô hiện hoạt đã chọn ở bước 1:

  5. Bấm Định dạng để hiển thị hộp thoại Định dạng Ô. (Xem Hình 2.)

  6. Đặt các tùy chọn định dạng để đánh dấu các số điện thoại sai, như mong muốn.

  7. Bấm OK để loại bỏ hộp thoại Định dạng Ô. Định dạng bạn đã chỉ định trong bước 6 bây giờ sẽ xuất hiện trong khu vực xem trước cho điều kiện.

  8. Bấm OK.

Các bước này thậm chí sẽ hoạt động nếu số điện thoại là số, nhưng bạn có thể muốn sử dụng cách tiếp cận khác nếu số điện thoại được nhập dưới dạng số. Các bước này sẽ hoạt động:

  1. Chọn các ô chứa số điện thoại. (Vì lợi ích của ví dụ này, tôi giả sử rằng ô đầu tiên bạn chọn là A3.)

  2. Chọn Định dạng có Điều kiện từ menu Định dạng. Excel sẽ hiển thị hộp thoại Định dạng có Điều kiện.

  3. Sử dụng menu thả xuống Điều kiện để chọn Giá trị Ô là.

  4. Sử dụng menu thả xuống tiếp theo để chọn Không ở giữa.

  5. Đặt ranh giới dưới và ranh giới trên của điều kiện lần lượt là 2400000 và 2409999. (Bạn đang chỉ định rằng điều kiện được đáp ứng nếu số không nằm trong khoảng 2400000 đến 2409999, là dải số điện thoại được chấp nhận.) (Xem Hình 3)

  6. Bấm Định dạng để hiển thị hộp thoại Định dạng Ô.

  7. Đặt các tùy chọn định dạng để đánh dấu các số điện thoại sai, như mong muốn.

  8. Bấm OK để loại bỏ hộp thoại Định dạng Ô. Định dạng bạn đã chỉ định trong bước 7 bây giờ sẽ xuất hiện trong khu vực xem trước cho điều kiện.

  9. Bấm OK.

Nếu bạn muốn chuyển đổi số điện thoại dạng văn bản thành số điện thoại để có thể sử dụng phương pháp định dạng có điều kiện cuối cùng này, bạn cần phải “dọn dẹp” danh sách các số của mình. Nói cách khác, bạn cần xóa tất cả các ký tự không phải số khỏi số điện thoại. Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách sử dụng Tìm và Thay thế để xóa liên tục từng ký tự không phải số, chẳng hạn như dấu gạch ngang, dấu chấm, dấu ngoặc đơn, v.v. Khi số điện thoại đã sạch, bạn có thể định dạng chúng thành số điện thoại (sử dụng Định dạng | Chuỗi ô đã đề cập trước đó trong mẹo này) và sử dụng định dạng có điều kiện vừa được mô tả.

ExcelTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Excel hiệu quả về chi phí.

Mẹo này (2978) áp dụng cho Microsoft Excel 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Excel (Excel 2007 trở lên) tại đây: