Cory đang gặp sự cố khi định dạng có điều kiện hoạt động như mong muốn với thông tin được nhập vào Excel từ Access. Dữ liệu đang được nhập trong một cột cụ thể có thể là văn bản (chẳng hạn như “17 U”) hoặc số (chẳng hạn như 32). Định dạng có điều kiện sẽ kiểm tra xem giá trị trong ô có lớn hơn 0 hay không, trong trường hợp đó giá trị được gạch chân.

Điều này sẽ không hoạt động bình thường với dữ liệu đã nhập vì Excel không chỉ coi văn bản (17 U) là văn bản mà còn xử lý số (32)

dưới dạng văn bản. Điều này có ý nghĩa, vì Excel coi toàn bộ cột là văn bản chứ không phải thay đổi định dạng dữ liệu cho từng ô trong cột.

Có một số cách bạn có thể khắc phục sự cố này. Một là thay đổi công thức bạn đang sử dụng ở định dạng có điều kiện. Thay vì kiểm tra xem giá trị có lớn hơn 0 hay không, hãy sử dụng công thức sau (đặt kiểm tra có điều kiện thành “Định dạng là”):

=VALUE(E3) > 0

Công thức này sử dụng hàm VALUE để kiểm tra những gì có trong ô E3. Nếu nội dung là một số — ngay cả khi nó được định dạng dưới dạng văn bản bởi Excel — thì công thức trả về True và điều kiện được đáp ứng cho định dạng. Nếu nội dung của E3 thực sự là văn bản (như trong “17 U”), thì công thức trả về lỗi #VALUE, lỗi này không thỏa mãn điều kiện và định dạng không được áp dụng.

Một cách tiếp cận khác là buộc Excel phải đánh giá các ô đã nhập và chuyển đổi chúng thành các giá trị số, nếu thích hợp. Một cách dễ dàng để làm điều này như sau:

  1. Sau khi nhập dữ liệu, hãy chọn một ô trống từ cột bên ngoài phạm vi của những cột bạn vừa nhập.

  2. Nhấn Ctrl + C. Thao tác này sao chép nội dung của ô (không có gì) vào Clipboard.

  3. Chọn các ô mà bạn muốn Excel đánh giá. Ví dụ: chọn cột chứa giá trị văn bản và giá trị số được định dạng dưới dạng văn bản.

  4. Chọn Dán Đặc biệt từ menu Chỉnh sửa. Excel sẽ hiển thị hộp thoại Dán Đặc biệt. (Xem Hình 1.)

  5. Nhấp vào nút radio Thêm.

  6. Bấm OK.

Những gì bạn vừa làm là “thêm” nội dung của Bảng tạm vào tất cả các ô bạn đã chọn ở bước 3. Nếu các ô chứa văn bản thực, thì không có gì xảy ra với các ô đó; chúng vẫn như cũ và vẫn được coi là văn bản. Nếu các ô chứa một giá trị số, thì Excel sẽ coi nó như một số và thêm số 0 vào nó. Giá trị này, dưới dạng số, được gửi trở lại ô và được coi là số thực. Điều này có nghĩa là kiểm tra định dạng có điều kiện mà bạn đã thiết lập trước đó sẽ hoạt động tốt trên các ô đó vì chúng không còn được coi là văn bản.

ExcelTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Excel hiệu quả về chi phí.

Mẹo này (2418) áp dụng cho Microsoft Excel 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Excel (Excel 2007 trở lên) tại đây: