Excel là một công cụ tiện dụng để theo dõi tất cả các loại dữ liệu. Nhiều người sử dụng nó trong công việc để tạo báo cáo đột xuất cho các phòng ban hoặc dự án khác nhau. Khi bạn làm việc với dữ liệu của mình, bạn có thể tự hỏi làm thế nào bạn có thể tự động chèn ngắt trang khi nội dung của một cột nhất định thay đổi. Ví dụ: bạn có thể có một cột chứa tên bộ phận và bạn có thể muốn mỗi bộ phận bắt đầu trên một trang mới.

Điều này khá dễ thực hiện với tính năng Tổng phụ tích hợp của Excel.

Tất cả những gì bạn cần làm là làm theo các bước sau:

  1. Đảm bảo rằng bảng của bạn chứa các nhãn cột. Ví dụ: nếu cột A chứa tên bộ phận, thì ô A1 có thể chứa một nhãn chẳng hạn như “Bộ phận”. Đảm bảo rằng tất cả các cột đều có nhãn.

  2. Sắp xếp dữ liệu trong bảng của bạn, sử dụng cột phòng ban làm khóa.

  3. Với bất kỳ ô nào trong bảng vẫn được chọn, hãy chọn Tổng phụ từ menu Dữ liệu. Excel sẽ hiển thị hộp thoại Tổng phụ.

  4. Sử dụng danh sách thả xuống Tại Mỗi Thay đổi, chọn Bộ phận.

  5. Sử dụng danh sách thả xuống Hàm sử dụng, chọn Đếm.

  6. Sử dụng danh sách Thêm tổng phụ vào, chọn tên của cột mà bạn muốn tổng phụ của mình xuất hiện.

  7. Đảm bảo rằng hộp kiểm Ngắt trang giữa các nhóm được chọn.

  8. Nhấp vào OK. Excel thêm tổng phụ và số trang, theo chỉ dẫn.

Nếu vì lý do nào đó, bạn không muốn sử dụng tính năng Tổng phụ, bạn luôn có thể viết macro sẽ xóa tất cả các ngắt trang trong trang tính của mình, sau đó thêm các ngắt trang mới ở những vị trí thích hợp. Macro sau sẽ thực hiện thủ thuật:

Sub PageBreak()

Dim CellRange As Range     Dim TestCell As Range

ActiveSheet.ResetAllPageBreaks

Set CellRange = Selection     For Each TestCell In CellRange         If TestCell.Value <> TestCell.Offset(-1, 0).Value Then             ActiveSheet.Rows(TestCell.Row).PageBreak = xlPageBreakManual         End If     Next TestCell End Sub

Để sử dụng macro, chỉ cần chọn các ô bạn muốn sử dụng làm khóa để thực hiện tách, trừ ô trên cùng. Ví dụ: nếu các phòng ban nằm trong cột A, từ hàng 2 đến 37, bạn sẽ chọn phạm vi trong A3 đến A37. Chạy macro và mọi ngắt trang cũ sẽ bị xóa và thêm những ngắt trang mới.

Bạn nên nhận ra rằng Excel có giới hạn khi nói đến số lần ngắt trang thủ công có thể được sử dụng trong một trang tính. Theo Cơ sở kiến ​​thức, giới hạn đó là khoảng 1024 lần nghỉ. (Giới hạn có thể thay đổi một chút tùy theo phiên bản Excel mà bạn đang sử dụng, nhưng phù hợp với thời điểm đó.) Đây là bài viết khó hiểu về giới hạn:

http://support.microsoft.com/kb/284916

Kết quả của giới hạn này là nếu bạn có khá nhiều ngắt trang để chèn, macro sẽ sụp đổ khi giới hạn ngắt trang được thực thi trên trang tính. Lỗi sẽ cho biết điều gì đó dọc theo dòng “Không thể đặt thuộc tính PageBreak.”

_Lưu ý: _

Nếu bạn muốn biết cách sử dụng các macro được mô tả trên trang này (hoặc trên bất kỳ trang nào khác trên trang ExcelTips), tôi đã chuẩn bị một trang đặc biệt bao gồm thông tin hữu ích.

ExcelTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Excel hiệu quả về chi phí.

Mẹo này (2792) áp dụng cho Microsoft Excel 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Excel (Excel 2007 trở lên) tại đây: