Khi bạn nhập thông tin vào một trang tính, Excel sẽ cố gắng hết sức để giải mã loại dữ liệu bạn đang nhập. Nếu mục nhập của bạn có thể được dịch dưới dạng số hoặc ngày, thì Excel sẽ xử lý nó theo cách đó. Bạn có thể khắc phục xu hướng tự nhiên này của Excel bằng cách định dạng một ô dưới dạng văn bản before nhập thông tin vào đó. Khi bạn làm như vậy, thông tin trong ô luôn được coi là văn bản.

Tất nhiên, việc buộc Excel coi đầu vào của bạn là văn bản có thể gây ra những hậu quả không mong muốn sau này. Ví dụ: bạn có thể quyết định rằng bạn muốn thêm nội dung của các ô được định dạng dưới dạng văn bản. Nếu bạn sử dụng công thức như sau thì Excel không có vấn đề gì:

=A1 + A2

Excel cung cấp tổng chính xác, với điều kiện ít nhất một trong các ô (A1 hoặc A2) không được định dạng dưới dạng văn bản. Tuy nhiên, để làm cho vấn đề trở nên phức tạp, nếu bạn sử dụng hàm SUM (mà hầu hết mọi người thường làm khi tính tổng toàn bộ một cột hoặc hàng), thì bạn sẽ không nhận được tổng thích hợp. Hàm SUM bỏ qua bất kỳ ô nào được định dạng dưới dạng văn bản. Làm thế nào để bạn giải quyết vấn đề này?

Có thể xóa thuộc tính định dạng văn bản khỏi các ô bạn muốn tính tổng, nhưng điều đó sẽ không khiến Excel đánh giá lại nội dung của các ô và coi chúng là số hoặc ngày, nếu thích hợp. Có một số cách khác nhau để bạn có thể buộc chuyển đổi văn bản bắt buộc thành giá trị số, từ macro đến sử dụng công thức trong các cột khác để thực hiện chuyển đổi. Tuy nhiên, hai giải pháp sau đây có vẻ là dễ dàng và nhanh chóng nhất.

Phương pháp đầu tiên được thực hiện bằng cách làm theo các bước sau:

  1. Nhập giá trị 1 vào ô trống.

  2. Chọn ô và nhấn Ctrl + C. Giá trị hiện nằm trong Clipboard.

  3. Chọn phạm vi ô bạn muốn chuyển đổi thành số.

  4. Chọn Dán Đặc biệt từ menu Chỉnh sửa. Excel sẽ hiển thị hộp thoại Dán Đặc biệt. (Xem Hình 1.)

  5. Đảm bảo rằng nút radio Multiply được chọn.

  6. Nhấp vào OK.

Điều này hoạt động vì Excel nhân mỗi ô trong phạm vi (bước 3) với giá trị trong Bảng tạm và sau đó lưu trữ lại giá trị trong ô.

Vì bất kỳ số nào nhân với một cũng đều là số đó, nên bạn buộc Excel phải thay thế nội dung của ô bằng số tương đương với văn bản trước đó.

Nếu dải ô bạn muốn chuyển đổi chỉ chứa các số được định dạng dưới dạng văn bản và không chứa bất kỳ văn bản thực tế nào, thì các bước sau sẽ hoạt động tốt:

  1. Chọn phạm vi ô bạn muốn chuyển đổi thành số.

  2. Chọn Văn bản thành Cột từ menu Dữ liệu. Excel sẽ hiển thị Trình hướng dẫn Chuyển đổi Văn bản thành Cột. (Xem Hình 2.)

  3. Nhấp vào Kết thúc.

Nếu bạn thử ba bước này trên một dải ô có văn bản chứa khoảng trắng hoặc tab, bạn có thể ghi đè dữ liệu trong các cột ở bên phải dải ô đã chọn. Đó là lý do tại sao sử dụng an toàn nhất nếu phạm vi chỉ chứa các giá trị số được định dạng dưới dạng văn bản.

ExcelTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Excel hiệu quả về chi phí.

Mẹo này (2670) áp dụng cho Microsoft Excel 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Excel (Excel 2007 trở lên) tại đây: