Đôi khi một thứ tự sắp xếp bình thường không cắt nó.

Thay vào đó, bạn cần một thứ tự sắp xếp đặc biệt phù hợp với loại dữ liệu bạn đang làm việc. Trong mẹo trước, bạn đã biết rằng bạn có thể hướng dẫn Excel sắp xếp theo thứ tự sắp xếp đặc biệt, chẳng hạn như các ngày trong tuần. Bạn cũng có thể dễ dàng tạo thứ tự sắp xếp của riêng mình.

Ví dụ: giả sử bạn có một trường có thể chứa tên của một trong bốn màu — Đen, Đỏ, Xanh lục và Cam — và bạn muốn danh sách của mình được sắp xếp theo thứ tự đó. Vấn đề là, Excel thông thường sẽ sắp xếp danh sách này theo thứ tự bảng chữ cái — Đen, Xanh lá cây, Cam và Đỏ. Giải pháp là tạo một danh sách tùy chỉnh có tên màu theo thứ tự bạn muốn.

Để tạo danh sách tùy chỉnh, hãy làm theo các bước sau:

  1. Chọn Tùy chọn từ menu Công cụ. Excel sẽ hiển thị hộp thoại Tùy chọn.

  2. Đảm bảo rằng tab Danh sách tùy chỉnh được chọn. (Xem Hình 1.)

  3. Chọn tùy chọn DANH SÁCH MỚI từ danh sách Danh sách Tùy chỉnh.

  4. Trong phần Mục nhập Danh sách của hộp thoại, hãy bắt đầu nhập thứ tự mà bạn muốn các phần tử được sắp xếp.

  5. Khi bạn hoàn tất, hãy nhấp vào nút Thêm.

  6. Lặp lại các bước từ 3 đến 5 để xác định bất kỳ danh sách nào khác mong muốn.

  7. Nhấn OK để hoàn tất.

Ở bước 4, bạn cần nhập thông tin vào vùng Mục nhập danh sách của hộp thoại. Đối với ví dụ này, bạn sẽ nhập như sau:

Black Red Green Orange

Đảm bảo rằng bạn nhấn Enter ở cuối mỗi phần tử và những gì bạn nhập khớp chính xác với nội dung có thể có của trường sắp xếp. Sau khi danh sách của bạn được xác định, bạn có thể sử dụng chúng để sắp xếp như được mô tả trong ExcelTips.

ExcelTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Excel hiệu quả về chi phí.

Mẹo này (2920) áp dụng cho Microsoft Excel 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Excel (Excel 2007 trở lên) tại đây: