Excel thường khá thông minh khi nhập dữ liệu, nhưng đôi khi tính năng phân tích cú pháp tự động mà nó sử dụng có thể là một vấn đề thực sự. Ví dụ: bạn có thể nhập thông tin có chứa chuỗi văn bản, chẳng hạn như “1- 4- 9” (không có dấu ngoặc kép). Điều này là tốt, nhưng nếu bạn thực hiện Thay thế để loại bỏ các khoảng trắng, Excel sẽ tự động chuyển đổi chuỗi kết quả (1-4-9) thành một ngày (1/4/09).

Một giải pháp tiềm năng là sao chép thông tin của bạn sang Word và thực hiện tìm kiếm và thay thế ở đó. Vấn đề với giải pháp này là khi bạn dán thông tin trở lại Excel, nó sẽ lại được phân tích cú pháp thành thông tin ngày tháng và tự động chuyển đổi thành số sê-ri ngày cần thiết.

Giải pháp thỏa đáng duy nhất là đảm bảo rằng Excel hoàn toàn coi các chuỗi kết quả chỉ là chuỗi — chuỗi — chứ không phải là ngày tháng. Điều này có thể được thực hiện theo một trong hai cách: chỉ cần đảm bảo rằng văn bản gốc bắt đầu bằng dấu nháy đơn hoặc dấu cách. Điều này có thể được đảm bảo bằng cách sử dụng tính năng Thay thế của Excel (tùy thuộc vào dữ liệu bạn phải làm việc với) hoặc bằng cách sử dụng tính năng Thay thế của Word (linh hoạt hơn nhiều).

Với dấu nháy đơn hoặc dấu cách ở đầu mục nhập ô, bạn có thể xóa các khoảng trắng hoặc ký tự bổ sung khỏi nội dung ô. Nếu kết quả là văn bản trông giống như một ngày, Excel sẽ không phân tích cú pháp nó như vậy vì dấu nháy đơn hoặc dấu cách ở đầu buộc phải coi là văn bản.

Một cách khác để thực hiện nhiệm vụ là làm theo các bước sau. (Giả sử rằng dữ liệu gốc nằm trong phạm vi A2: A101).

  1. Chèn một cột vào bên phải của dữ liệu gốc.

  2. Trong ô B2, nhập công thức sau:

=SUBSTITUTE(A2," ","")

  1. Sao chép nội dung của B2 vào phạm vi B3: B101.

  2. Chọn các ô trong phạm vi B2: B101.

  3. Nhấn Ctrl + C để sao chép phạm vi vào Bảng tạm.

  4. Chọn ô A2.

  5. Chọn Dán Đặc biệt từ menu Chỉnh sửa. Excel sẽ hiển thị hộp thoại Dán Đặc biệt. (Xem Hình 1.)

  6. Đảm bảo rằng tùy chọn Giá trị được chọn.

  7. Nhấp vào OK.

  8. Xóa cột B.

Các bước này hoạt động vì đầu ra của hàm SUBSTITUTE luôn được coi là văn bản. Khi bạn sao chép và dán các giá trị văn bản, chúng được coi là văn bản mà Excel không thực hiện phân tích cú pháp bổ sung.

ExcelTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Excel hiệu quả về chi phí.

Mẹo này (3019) áp dụng cho Microsoft Excel 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Excel (Excel 2007 trở lên) tại đây: