John sử dụng Excel để ghi nhật ký bảo trì. Anh ta thường xuyên cần thêm một biểu tượng từ hộp thoại Chèn Biểu tượng. Anh ấy muốn gán biểu tượng cho một phím tắt (nó chưa có), nhưng không thể tìm ra cách để làm điều đó.

Một số biểu tượng có các phím tắt rõ ràng, được xác định bởi những người ở Redmond. Một trong những sự thật ít được biết đến là mọi biểu tượng đều có một phím “tắt”, nhưng việc sử dụng phím tắt đó có vẻ không ngắn. Cái này hoạt động ra sao? Bằng cách giữ phím Alt khi bạn nhập mã ASCII hoặc ANSI cho biểu tượng.

Ví dụ: giả sử bạn muốn nhập biểu tượng xu. Nếu bạn hiển thị hộp thoại Chèn Biểu tượng và chọn biểu tượng xu, ở dưới cùng bên phải của hộp thoại, bạn có thể thấy mã ký tự cho biểu tượng (nó là 00A2). Đây là một số thập lục phân; bạn cần chuyển nó sang ký hiệu thập phân thông thường. Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách sử dụng công thức = HEX2DEC (“00A2”), trả về giá trị 162. Nếu bạn nhớ mã này, bạn có thể giữ phím Alt khi nhập mã, với số 0 ở đầu, trên bàn phím số .

Cách tiếp cận này hoạt động hiệu quả nếu bạn chỉ cần nhập một vài ký hiệu một cách thường xuyên; không mất nhiều công sức để nhớ một vài mã bạn cần. Tuy nhiên, nếu bạn có nhiều ký hiệu cần làm việc, thì việc ghi nhớ các mã trở nên khó khăn hơn. Bạn có thể phát triển “bảng gian lận” được in của riêng mình cho các ký hiệu để bạn có thể tham khảo nó mọi lúc, hoặc bạn có thể dựa vào tính năng Tự động sửa lỗi của Excel để ghi nhớ cho bạn. Làm theo các bước sau:

  1. Sử dụng hộp thoại Chèn biểu tượng để chèn biểu tượng vào một ô.

  2. Chọn ô có chứa biểu tượng.

  3. Nhấn F2 để bắt đầu chỉnh sửa ô.

  4. Chọn biểu tượng và chỉ chọn biểu tượng.

  5. Nhấn Ctrl + C để sao chép ký hiệu vào Clipboard.

  6. Chọn Tùy chọn Tự sửa từ menu Công cụ. Excel sẽ hiển thị hộp thoại AutoCorrect. (Xem Hình 1.)

  7. Trong trường Thay thế, nhập một ký hiệu ngắn cho biểu tượng. Đây phải là một chuỗi các chữ cái không phải là một từ thực, chẳng hạn như hrt, có thể là cách ghi nhớ cho biểu tượng trái tim.

  8. Trong trường Với, nhấn Ctrl + V để dán biểu tượng từ Bảng tạm.

  9. Đảm bảo rằng nút radio Văn bản được Định dạng được chọn.

  10. Bấm OK.

Bây giờ bạn có thể chỉ cần nhập ký ức khi bạn muốn biểu tượng xuất hiện.

Khi bạn nhập phím cách sau ký hiệu, AutoCorrect sẽ khởi động và thay thế nó bằng biểu tượng.

Nếu muốn, bạn có thể cài đặt giải pháp phần mềm của bên thứ ba để xử lý các phím tắt cho bạn. Ví dụ: bạn có thể sử dụng AllChars (http://allchars.zwolnet.com), một giải pháp mã nguồn mở miễn phí hoạt động với hầu hết các phiên bản Windows.

ExcelTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Excel hiệu quả về chi phí.

Mẹo này (3221) áp dụng cho Microsoft Excel 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Excel (Excel 2007 trở lên) tại đây: