Deidre sử dụng một trang tính Excel để lưu trữ các giá trị kinh độ và vĩ độ.

Các giá trị này được nhập vào các ô ở định dạng 26:05:35, được Excel hiểu là giờ, phút và giây. Trong nội bộ, Excel chuyển đổi mục nhập thành giá trị ngày nội bộ. Điều này có nghĩa là giá trị được lưu trữ bên trong dưới dạng số sê-ri 1.08721064814815, nhưng được hiển thị tự động ở định dạng thời gian đã trôi qua.

Deidre đang gặp sự cố khi cô ấy cố gắng sử dụng dữ liệu trong trang tính với một chương trình khác cần giá trị vĩ độ và kinh độ ở định dạng văn bản. Nói cách khác, cô ấy cần chúng trong một tệp văn bản ở định dạng 26:05:35, không phải trong một số biểu diễn ngày / giờ khác mà Excel có thể chọn.

Điều đầu tiên cần thử là chọn tất cả các ô chứa vĩ độ và kinh độ, và đảm bảo rằng chúng được định dạng đúng. Làm theo các bước sau:

  1. Chọn tất cả các ô.

  2. Chọn Ô từ menu Định dạng. Excel sẽ hiển thị hộp thoại Định dạng Ô.

  3. Đảm bảo rằng tab Số được hiển thị. (Xem Hình 1.)

  4. Đảm bảo rằng Thời gian được chọn trong danh sách Thể loại.

  5. Đảm bảo rằng 37:30:55 được chọn trong danh sách Loại. (Đây là định dạng thời gian đã trôi qua.)

  6. Nhấp vào OK.

Bây giờ bạn sẽ có thể lưu tệp ở định dạng văn bản và các vĩ độ và kinh độ sẽ giống như mong đợi:

  1. Lưu sổ làm việc của bạn ở định dạng Excel thông thường.

  2. Chọn Lưu dưới dạng từ menu Tệp. Excel sẽ hiển thị hộp thoại Lưu dưới dạng.

  3. Sử dụng danh sách thả xuống Lưu dưới dạng Loại, cho biết rằng bạn muốn lưu trang tính dưới dạng Văn bản (Phân cách bằng Tab).

  4. Sử dụng các điều khiển khác trong hộp thoại để chỉ định vị trí và tên tệp cho tệp văn bản.

  5. Nhấp vào Lưu. Excel nhắc bạn rằng bạn sẽ mất định dạng và một số tính năng khi lưu tệp ở định dạng văn bản. Vậy là được rồi; đó là lý do bạn lưu tệp ở định dạng Excel ở bước 1.

Khi hoàn tất, bạn sẽ có thể mở tệp văn bản do Excel tạo và thấy rằng nó chứa các vĩ độ và vĩ độ ở định dạng mong muốn.

Nếu không (vì một số lý do kỳ lạ), bạn nên thử cách sau:

  1. Chèn một cột trống vào bên phải các vĩ độ hoặc vĩ độ của bạn.

(Trong ví dụ này, tôi giả sử rằng các vĩ độ hoặc vĩ độ nằm trong cột A và bạn chèn một cột trống tại B.)

  1. Trong ô ở bên phải của vĩ độ hoặc kinh độ đầu tiên (giả sử giá trị đó là A3, vì vậy bạn sẽ chọn B3), nhập công thức sau:

  2. Sao chép công thức xuống tất cả các ô khác cần chuyển đổi.

  3. Chọn tất cả các ô công thức trong cột B.

  4. Nhấn Ctrl + C để sao chép tất cả chúng vào Clipboard.

  5. Chọn ô A3.

  6. Chọn Dán Đặc biệt từ menu Chỉnh sửa. Excel sẽ hiển thị hộp thoại Dán Đặc biệt. (Xem Hình 2.)

  7. Đảm bảo rằng tùy chọn Giá trị được chọn.

  8. Nhấp vào OK. Excel chỉ dán các giá trị — giá trị văn bản — vào các ô ban đầu.

  9. Xóa cột B.

Công thức được sử dụng trong bước 2 có thể mang một số giải thích. Nó nhận giá trị bằng A3 (giá trị sê-ri ngày) và định dạng nó thành thời gian đã trôi qua, nhưng dưới dạng văn bản. Đây là định dạng mà bạn muốn các giá trị cuối cùng. Bây giờ, bạn sẽ có thể lưu trang tính của mình dưới dạng tệp văn bản (sử dụng các bước được cung cấp trước đó trong mẹo này) và các vĩ độ và kinh độ sẽ được định dạng như mong đợi.

ExcelTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Excel hiệu quả về chi phí.

Mẹo này (2770) áp dụng cho Microsoft Excel 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Excel (Excel 2007 trở lên) tại đây: