Milda cần sử dụng Trình hướng dẫn Chuyển đổi Văn bản thành Cột của Excel khá thường xuyên cho một trong những dự án công việc của mình. Cô ấy cần sử dụng phân tích cú pháp chiều rộng cố định trong công cụ và khi cô ấy chạy trình hướng dẫn, Excel sẽ xem xét dữ liệu nguồn và đề xuất những nơi dữ liệu nên “bị hỏng”. Milda thấy điều này thật khó chịu, vì Excel thường đoán sai. Cô ấy tự hỏi liệu có cách nào để xóa tất cả các dòng ngắt được đề xuất cùng một lúc để có thể nhập các dòng ngắt theo cách thủ công ở nơi cô muốn.

Không có cách nào để ngăn Excel đoán khi cố gắng phân tích cú pháp dữ liệu có độ rộng cố định. Tuy nhiên, có một số điều bạn có thể thử có thể hữu ích. Ví dụ: một số người đã báo cáo kết quả tốt hơn trong các dự đoán của Excel nếu bạn định dạng cột nguồn bằng phông chữ Courier trước khi thực hiện chuyển đổi. (Courier là một phông chữ monospace và có thể giúp Excel “nhìn” rõ hơn các điểm đứt gãy tự nhiên của dữ liệu.)

Một khả năng khác là đánh lừa Excel rằng tốt nhất là không nên đoán về các khoảng ngắt. Trước khi bạn chạy Trình hướng dẫn Chuyển đổi Văn bản thành Cột, hãy chèn một hàng trống ở đầu dữ liệu của bạn. Trong hàng, hãy đặt một chuỗi ký tự dài không có dấu cách. Ví dụ: bạn có thể đặt 200 ký tự X, không có dấu cách hoặc dấu chấm câu. Khi bạn chạy trình hướng dẫn, Excel sẽ không thể tìm ra vị trí ngắt trong dữ liệu này, vì vậy nó không mạo hiểm với bất kỳ phỏng đoán nào. Sau khi trình hướng dẫn hoàn tất, bạn có thể chỉ cần xóa hàng.

Cuối cùng, bạn có thể phát triển một quy trình Visual Basic để xử lý việc giải cấu trúc dữ liệu cho bạn. Đây là một giải pháp đặc biệt tốt nếu bạn thấy rằng dự án của mình liên quan đến việc làm việc với văn bản được định dạng giống hệt nhau. Bạn có thể bắt đầu bằng cách sử dụng trình ghi macro để ghi lại một phiên với Trình hướng dẫn chuyển văn bản thành cột và xem liệu những gì được ghi lại có phải là nơi khởi đầu tốt cho các chuyển đổi trong tương lai hay không.

ExcelTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Excel hiệu quả về chi phí.

Mẹo này (3253) áp dụng cho Microsoft Excel 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Excel (Excel 2007 trở lên) tại đây: