Khi bạn thêm tổng phụ vào trang tính, Excel sẽ tự động định dạng tổng phụ bằng phông chữ đậm. Tuy nhiên, bạn có thể muốn có một số kiểu định dạng khác nhau cho các tổng phụ, chẳng hạn như tô bóng chúng bằng màu vàng hoặc một màu khác.

Nếu bạn sử dụng tổng phụ một cách ít và chỉ muốn áp dụng một định dạng khác cho một hoặc hai trang tính, bạn có thể làm theo các bước chung sau:

  1. Áp dụng tổng phụ của bạn, như mong muốn.

  2. Chọn toàn bộ bảng dữ liệu, bao gồm cả tổng phụ.

  3. Sử dụng vùng Outline ở bên trái màn hình, thu gọn chi tiết trong trang tính của bạn để chỉ các tổng phụ hiển thị.

  4. Nhấn F5 để hiển thị hộp thoại Đi tới. (Xem Hình 1.)

  5. Bấm Đặc biệt để hiển thị hộp thoại Đi đến Đặc biệt. (Xem Hình 2.)

  6. Chọn nút tùy chọn Chỉ ô có thể nhìn thấy.

  7. Bấm OK. Bây giờ, chỉ các hàng tổng phụ hiển thị được chọn.

  8. Áp dụng định dạng của bạn, như mong muốn.

Nếu bạn liên tục thêm và xóa các tổng phụ vào cùng một bảng dữ liệu, bạn có thể quan tâm đến việc sử dụng định dạng có điều kiện để áp dụng định dạng tổng phụ mong muốn. Làm theo các bước sau:

  1. Trước khi áp dụng tổng phụ, hãy chọn toàn bộ bảng dữ liệu của bạn.

  2. Chọn Định dạng có Điều kiện từ menu Định dạng. Excel sẽ hiển thị hộp thoại Định dạng có Điều kiện.

  3. Trong danh sách thả xuống ngoài cùng bên trái, chọn Công thức là. Hộp thoại thay đổi để phản ánh lựa chọn của bạn. (Xem Hình 3.)

  4. Trong hộp công thức, ngay bên phải danh sách thả xuống được sử dụng ở bước 3, hãy nhập công thức sau: = ISNUMBER (FIND (“Grand Total”, $ A1)). Bấm Định dạng để hiển thị hộp thoại Định dạng Ô.

  5. Sử dụng các điều khiển trong hộp thoại, đặt định dạng như bạn muốn áp dụng cho hàng Grand Total.

  6. Bấm OK để loại bỏ hộp thoại Định dạng Ô.

  7. Nhấp vào Thêm. Excel thêm một định dạng có điều kiện thứ hai.

  8. Trong danh sách thả xuống ngoài cùng bên trái của điều kiện thứ hai, hãy chọn Công thức Là. Hộp thoại thay đổi để phản ánh lựa chọn của bạn.

  9. Trong hộp công thức, ngay bên phải danh sách thả xuống được sử dụng ở bước 9, hãy nhập công thức sau: = ISNUMBER (FIND (“Total”, $ A1)). Bấm Định dạng để hiển thị hộp thoại Định dạng Ô. (Xem Hình 4.)

  10. Sử dụng các điều khiển trong hộp thoại, đặt định dạng như bạn muốn áp dụng cho hàng Tổng.

  11. Bấm OK để loại bỏ hộp thoại Định dạng Ô.

  12. Bấm OK để loại bỏ hộp thoại Định dạng có Điều kiện.

Khi làm theo các bước trên, hãy đảm bảo rằng bạn thay thế A1 (bước 4 và 10) bằng cột mà tổng phụ của bạn được thêm vào. Do đó, nếu tổng phụ của bạn nằm trong cột G, bạn sẽ sử dụng G1 thay vì A1.

Nếu bạn cần thực hiện định dạng các tổng phụ trên một số trang tính, thì bạn có thể muốn tạo một macro sẽ thực hiện việc định dạng cho bạn.

Macro sau đây kiểm tra tất cả các ô trong một phạm vi đã chọn, sau đó áp dụng màu ô, nếu thích hợp.

Sub FormatTotalRows()

Dim rCell as Range

For Each rCell In Selection         If Right(rCell.Value, 5) = "Total" Then             Rows(rCell.Row).Interior.ColorIndex = 36         End If

If Right(rCell.Value, 11) = "Grand Total" Then             Rows(rCell.Row).Interior.ColorIndex = 44         End If     Next End Sub

Macro tô màu các hàng tổng phụ là màu vàng và hàng tổng là màu cam. Macro, mặc dù về bản chất đơn giản, không hiệu quả như nó có thể vì mọi ô trong phạm vi đã chọn đều được kiểm tra.

Tuy nhiên, trên trang tính 10 cột 5000 hàng, macro này chạy trong vòng chưa đầy 5 giây.

_Lưu ý: _

Nếu bạn muốn biết cách sử dụng các macro được mô tả trên trang này (hoặc trên bất kỳ trang nào khác trên trang ExcelTips), tôi đã chuẩn bị một trang đặc biệt bao gồm thông tin hữu ích.

ExcelTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Excel hiệu quả về chi phí.

Mẹo này (2984) áp dụng cho Microsoft Excel 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Excel (Excel 2007 trở lên) tại đây: