Thêm nhận xét vào các ô khác nhau trong trang tính có thể khá hữu ích, đặc biệt là khi nói đến việc ghi lại cách tổ chức và nội dung trang tính của bạn. Khi bạn bắt đầu thêm ngày càng nhiều thông tin dưới dạng nhận xét, bạn có thể tự hỏi liệu có cách nào để dễ dàng định dạng thông tin trong hộp nhận xét.

Văn bản trong hộp nhận xét có thể được định dạng giống như cách bạn định dạng văn bản trong hộp văn bản: chọn văn bản, sau đó chọn một trong các tùy chọn định dạng có sẵn từ thanh công cụ Định dạng hoặc thông qua các menu. Bạn có thể dễ dàng thay đổi kiểu chữ, kích thước phông chữ và các thuộc tính ký tự như mong muốn.

Nếu bạn muốn định dạng văn bản của mình để các phần tử khác nhau xếp hàng với nhau, các tùy chọn định dạng của bạn sẽ bị hạn chế hơn một chút. Một phương pháp tốt là đảm bảo văn bản bạn muốn căn chỉnh được định dạng bằng kiểu chữ monospace (chẳng hạn như Courier hoặc Courier New), sau đó chèn khoảng trắng vào dữ liệu của bạn để căn chỉnh thông tin trên các dòng khác nhau. (Chèn khoảng trắng để căn chỉnh văn bản trên nhiều dòng có thể tẻ nhạt, vì vậy bạn có thể muốn căn chỉnh văn bản trong một trình soạn thảo văn bản, chẳng hạn như Notepad.)

Nếu dữ liệu của bạn không có nhiều cột trong đó, bạn cũng có thể căn chỉnh văn bản bằng cách sử dụng Ctrl + Tab giữa các cột. Điều này không thực sự thêm ký tự tab vào dữ liệu của bạn; thay vào đó, nó chèn bốn trong năm khoảng trắng vào văn bản, do đó giúp căn chỉnh dữ liệu giữa các hàng. Số lượng khoảng trắng được thêm vào là bất cứ điều gì cần thiết để di chuyển điểm chèn sang phải một số bội số trong tám ký tự. (Không thể thay đổi “khoảng cách cột” trong Excel.) Bạn có thể dễ dàng nhận thấy, nếu bạn đang sử dụng phông chữ monospace, cách này sẽ sắp xếp các cột trong văn bản của bạn.

ExcelTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Excel hiệu quả về chi phí.

Mẹo này (2563) áp dụng cho Microsoft Excel 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Excel (Excel 2007 trở lên) tại đây: