Carole nhập thông tin vào Excel từ một chương trình khác và điều này thường để lại khoảng trống thừa trong một số ô. Khoảng trắng là những thứ duy nhất trong các ô, vì vậy chúng dường như trống nhưng thực sự không phải vậy. Carole băn khoăn về cách tốt nhất để loại bỏ những khoảng không cần thiết này.

Có một số cách tiếp cận bạn có thể sử dụng. Đầu tiên là sử dụng khả năng Tìm và Thay thế của Excel. Làm theo các bước sau:

  1. Nhấn Ctrl + H để hiển thị tab Thay thế của hộp thoại Tìm và Thay thế.

  2. Trong hộp Tìm gì, hãy nhập hai dấu cách.

  3. Đảm bảo rằng hộp Thay thế Bằng trống.

  4. Chọn hộp kiểm Khớp Toàn bộ Nội dung Ô.

  5. Nhấp vào Thay thế Tất cả.

  6. Lặp lại các bước từ 2 đến 5, nhưng lần này chỉ sử dụng một khoảng trắng trong bước 2.

  7. Đóng hộp thoại Tìm và Thay thế.

Một tùy chọn khác là sử dụng chức năng trang tính Trim. Cách tiếp cận này rất hữu ích nếu các ô bạn muốn sửa đổi đều nằm trong một vùng cụ thể của trang tính, chẳng hạn như một cột. Ví dụ: nếu bạn muốn loại bỏ khoảng trắng khỏi các ô trong cột D, bạn có thể sử dụng công thức sau:

=Trim(D1)

Hàm Trim trả về nội dung của ô D1 mà không có bất kỳ khoảng trống nào ở đầu hoặc cuối. Sau đó, bạn có thể sao chép kết quả của công thức này và sử dụng Paste Special để dán các giá trị trở lại bất kỳ ô nào bạn muốn.

Tất nhiên, nếu bạn có nhiều trang tính cần xử lý hoặc nếu bạn thường xuyên nhận được sổ làm việc chứa các khoảng trắng thừa trong ô, thì cách tốt hơn là tạo một macro có thể loại bỏ các khoảng trắng. Có lẽ cách nhanh nhất sẽ là kiểm tra tất cả các ô trong trang tính và loại bỏ bất kỳ khoảng trắng thừa nào:

Sub CleanSheet1()

For Each cell In ActiveSheet.UsedRange         cell.Value = Trim(cell)

Next cell End Sub

Macro bước qua từng ô và sử dụng hàm Trim để loại bỏ bất kỳ khoảng trống nào ở đầu hoặc cuối. Điều này hoạt động trên tất cả các ô, nhưng nó có thể tạo ra kết quả không mong muốn, tùy thuộc vào đặc điểm dữ liệu của bạn. Nếu bạn có các ô có khoảng trắng ở đầu — và bạn muốn có những khoảng trắng đó — thì bạn sẽ cần sử dụng macro khác. Phiên bản này sẽ cho kết quả khả quan hơn:

Sub CleanSheet2()

Dim rCell As Range     Dim rText As Range

Set rText = Cells.SpecialCells( _       xlCellTypeConstants, _       xlTextValues)

For Each rCell In rText         If Trim(rCell.Value) = "" Then             rCell.ClearContents         End If     Next     Set rText = Nothing     Set rCell = Nothing End Sub

Nó chỉ kiểm tra những ô có chứa hằng số (bao gồm tất cả văn bản trong trang tính) và sau đó kiểm tra xem việc sử dụng hàm Trim có dẫn đến ô trống hay không. Nếu vậy, thì ô đó sẽ bị xóa. Nếu hàm Trim không dẫn đến một ô trống, thì không có thay đổi nào được thực hiện đối với ô đó.

_Lưu ý: _

Nếu bạn muốn biết cách sử dụng các macro được mô tả trên trang này (hoặc trên bất kỳ trang nào khác trên trang ExcelTips), tôi đã chuẩn bị một trang đặc biệt bao gồm thông tin hữu ích.

ExcelTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Excel hiệu quả về chi phí.

Mẹo này (2883) áp dụng cho Microsoft Excel 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Excel (Excel 2007 trở lên) tại đây: