John có một bảng tính mà anh ấy sử dụng để đăng ký những người tham dự hội nghị. Cột A có danh sách của từng người tham dự và cột B có công ty được đại diện bởi mỗi người tham dự. Mỗi công ty có thể có nhiều người tham dự. John có thể dễ dàng tìm ra có bao nhiêu cá nhân đến dự hội nghị; nó chỉ đơn giản là số hàng trong cột A (trừ đi bất kỳ hàng tiêu đề nào). Nhiệm vụ khó khăn hơn là xác định có bao nhiêu công ty sẽ được đại diện tại hội nghị.

Có một số cách để xác định số lượng mong muốn. Đầu tiên, nếu không có ô trống trong cột B, bạn có thể sử dụng công thức mảng (nhập bằng Ctrl + Shift + Enter) như sau:

=SUM(1/COUNTIF(B2:B50,B2:B50))

Nếu có khoảng trống trong phạm vi (trong trường hợp này là B2: B50), thì công thức mảng sẽ trả về lỗi # DIV / 0! lỗi. Nếu trường hợp đó, công thức mảng cần được thay đổi thành như sau:

=SUM(IF(FREQUENCY(IF(LEN(B2:B50)>0,MATCH(B2:B50,B1:B50,0), ""),IF(LEN(B2:B50)>0,MATCH(B2:B50,B2:B50,0),""))>0,1))

Nếu bạn không muốn sử dụng công thức mảng, bạn có thể thêm các công thức thông thường vào cột C để thực hiện đếm. Đầu tiên, sắp xếp bảng dữ liệu theo nội dung của cột B. Bằng cách đó, dữ liệu sẽ theo thứ tự của công ty. Sau đó, thêm một công thức như sau vào ô C2 (giả sử bạn có tiêu đề ở hàng 1):

=IF(B2<>B3,1,0)

Sao chép công thức xuống tất cả các ô còn lại trong cột C, rồi tính tổng trên cột. Tổng đại diện cho số lượng công ty duy nhất tham dự, vì số 1 chỉ xuất hiện trong cột C khi các công ty thay đổi.

Tất nhiên, nếu bạn cần tìm tên của tất cả các công ty có mặt tại hội nghị, bạn có thể sử dụng khả năng lọc của Excel. Làm theo các bước sau:

  1. Sắp xếp dữ liệu theo cột B, tên công ty.

  2. Chọn tất cả các ô chứa dữ liệu (bao gồm cả ô tiêu đề) trong cột B.

  3. Chọn Bộ lọc từ menu Dữ liệu, sau đó chọn Bộ lọc Nâng cao. Excel sẽ hiển thị hộp thoại Bộ lọc Nâng cao. (Xem Hình 1.)

  4. Đảm bảo đã chọn nút radio Copy to Another Location.

  5. Đảm bảo rằng hộp kiểm Chỉ Bản ghi Duy nhất được chọn.

  6. Với điểm chèn trong hộp Copy To, bấm vào ô trống, chẳng hạn như E1. (Đây là nơi danh sách các công ty sẽ được sao chép vào.)

  7. Bấm OK. Excel sao chép các tên công ty duy nhất từ ​​danh sách ban đầu sang cột E.

Bây giờ bạn có thể dễ dàng thấy có bao nhiêu công ty đang được đại diện, cùng với những công ty đó là ai.

ExcelTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Excel hiệu quả về chi phí.

Mẹo này (3105) áp dụng cho Microsoft Excel 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Excel (Excel 2007 trở lên) tại đây: