John đã viết liên quan đến vấn đề xử lý các số 0 ở đầu trong tệp CSV. Anh ta tạo các tệp CSV dành để nhập vào chương trình kế toán, nhưng gặp sự cố với tệp CSV nếu trước tiên anh ta cần tải lại CSV vào Excel để sửa bất kỳ lỗi nào trong tệp.

Trên thực tế, có hai điều cần được kiểm tra ở đây. Đầu tiên, Excel có đặt các số 0 ở đầu trong tệp CSV mà nó tạo ban đầu không?

Thứ hai, nó có duy trì các số không trong tệp CSV khi bạn tải lại và sau đó lưu lại không? Đây là hai vấn đề riêng biệt.

Bạn có thể kiểm tra vấn đề đầu tiên đủ dễ dàng. Tất cả những gì bạn cần làm là đổi tên tệp CSV để nó có phần mở rộng TXT, sau đó bạn có thể tải nó vào trình soạn thảo văn bản, chẳng hạn như Notepad. Ở đó, bạn có thể kiểm tra tệp CSV thực, như được tạo bởi Excel, để đảm bảo rằng mọi thứ đều ở định dạng bạn mong đợi. Nếu không — chẳng hạn, không có số 0 ở đầu mà bạn cần — thì ngay từ đầu bạn cần quan tâm đến cách Excel tạo tệp CSV.

Bạn cần kiểm tra xem có các số 0 ở đầu trong thông tin Excel gốc hay không. Nếu có và chúng được hiển thị, thì bạn cần đảm bảo rằng cột chứa dữ liệu được định dạng là Văn bản trong tab Số của hộp thoại Định dạng Ô. Nếu không, thì bạn cần phải định dạng các ô bằng định dạng số Tùy chỉnh hiển thị các số không. Trong cả hai trường hợp này, các số 0 ở đầu sẽ được đưa vào tệp CSV do Excel tạo.

Điều này đưa chúng ta đến vấn đề thứ hai. Khi bạn tải tệp CSV vào Excel, tệp sẽ cố gắng xác định định dạng của dữ liệu đang được tải. Bạn có thể nhận thấy khi bạn tải tệp CSV của mình trong Notepad rằng mặc dù Excel bao gồm các số 0 ở đầu tệp đầu ra, không có dấu ngoặc kép xung quanh chính trường. Điều này có nghĩa là Excel sẽ tự động nhận dạng trường là một số khi nhập nó. Theo mặc định, số được hiển thị bằng cách sử dụng một trong các trường số, do đó loại bỏ bất kỳ số 0 nào ở đầu trong những gì Excel hiển thị.

Cách giải quyết vấn đề này sẽ khá rõ ràng dựa trên thông tin trước đó trong mẹo này — bằng cách nào đó, bạn cần để Excel nhận ra thông tin đến dưới dạng văn bản để nó coi các số 0 ở đầu là quan trọng. Cách nhanh nhất để thực hiện việc này là làm theo các bước sau trước khi tải tệp CSV:

  1. Đảm bảo rằng tệp CSV được đổi tên để có phần mở rộng TXT. Bạn phải thực hiện bước này, nếu không các bước còn lại sẽ không hoạt động vì Excel sẽ không khởi động Trình hướng dẫn nhập văn bản ở bước 5.

  2. Trong Excel, hãy nhấp vào công cụ Mở trên thanh công cụ. Excel sẽ hiển thị hộp thoại Mở. (Để hiển thị hộp thoại này trong Excel 2007, hãy nhấp vào nút Office và sau đó nhấp vào Mở.)

  3. Sử dụng danh sách thả xuống Loại tệp ở cuối hộp thoại, cho biết bạn muốn mở Tệp Văn bản (.prn; .txt; * .csv).

  4. Chọn tệp bạn đã đổi tên ở bước 1.

  5. Nhấp vào Mở. Excel khởi động Trình hướng dẫn Nhập Văn bản, hiển thị hộp thoại Bước 1/3. (Xem Hình 1.)

  6. Đảm bảo rằng lựa chọn Delimited được chọn, sau đó nhấp vào Tiếp theo. Excel sẽ hiển thị hộp thoại Bước 2/3.

  7. Đảm bảo rằng Dấu phẩy được chọn làm dấu phân cách, sau đó nhấp vào Tiếp theo. Excel sẽ hiển thị hộp thoại Bước 3/3. Điều thú vị là dữ liệu trong tệp TXT của bạn sẽ được hiển thị ở cuối hộp thoại, bao gồm bất kỳ số 0 nào ở đầu trong các trường của bạn.

  8. Ở cuối hộp thoại, bấm vào trường có các số 0 ở đầu. Toàn bộ cột bây giờ sẽ được chọn.

  9. Trong khu vực Định dạng Dữ liệu Cột, hãy đảm bảo rằng nút radio Văn bản được chọn.

  10. Lặp lại bước 8 và 9 cho bất kỳ trường nào khác có số 0 ở đầu.

  11. Nhấp vào Kết thúc. Tệp của bạn đã được nhập, với các số 0 ở đầu vẫn còn nguyên.

Giờ đây, bạn có thể thực hiện công việc của mình trong Excel, như mong muốn và lưu lại dữ liệu của bạn ở định dạng CSV. (Tuy nhiên, bạn sẽ cần sử dụng Save As thay vì chỉ sử dụng Save.) Các số không ở đầu sẽ được bao gồm trong dữ liệu được lưu.

ExcelTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Excel hiệu quả về chi phí.

Mẹo này (2588) áp dụng cho Microsoft Excel 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Excel (Excel 2007 trở lên) tại đây: