Diane đã viết về một vấn đề mà cô ấy đang gặp phải với một tệp được nhập vào Excel. Tệp, được tạo bởi một chương trình không phải Excel, chứa 50.000 bản ghi, nhưng chỉ 87 bản ghi đầu tiên chứa bất kỳ dữ liệu nào. Khi tệp được nhập, nhấn Ctrl + End sẽ di chuyển đến ô J50000 thay vì ô J87. Diane đang tự hỏi làm thế nào để Excel chuyển đến cuối dữ liệu thực — J87.

Điều đầu tiên cần thử là chỉ cần lưu sổ làm việc của bạn, thoát ra khỏi Excel, sau đó mở lại sổ làm việc. Làm như vậy “đặt lại” con trỏ cuối dữ liệu trong sổ làm việc và bạn sẽ ổn.

Nếu điều đó không giải quyết được vấn đề, thì rất có thể dữ liệu bạn đã nhập vào Excel bao gồm các ký tự không in được, chẳng hạn như dấu cách. Nếu chúng được tải vào các ô, Excel sẽ coi chúng là dữ liệu, mặc dù bạn không làm như vậy. Để sửa sổ làm việc bằng cách xóa dữ liệu, hãy chọn hàng 88 (hàng ngay sau dữ liệu của bạn) rồi giữ các phím Shift và Ctrl khi bạn nhấn Mũi tên Xuống. Tất cả các hàng từ 88 đến hàng cuối cùng trong trang tính thứ phải được chọn. Bấm phím Xóa, lưu sổ làm việc và mở lại. Ctrl + End sẽ hoạt động tốt.

Nếu bạn có khá nhiều tệp trong số này, bạn cần “dọn dẹp” hoặc nếu bạn cần làm điều đó thường xuyên, thì bạn cần một macro để giúp bạn.

Hãy xem xét macro sau:

Sub ClearEmpties()

Dim c As Range     Dim J As Long

J = 0     Selection.SpecialCells(xlCellTypeConstants, 23).Select     For Each c In Selection.Cells         J = J + 1         StatusBar = J & " of " & Selection.Cells.Count         c.Value = Trim(c.Value)

If Len(c.Value) = 0 Then             c.ClearFormats         End If     Next     StatusBar = ""

End Sub

Macro này chọn tất cả các ô trong trang tính có chứa hằng số (nói cách khác, chúng không chứa công thức). Sau đó, nó bước qua từng ô đó và sử dụng chức năng Trim để loại bỏ bất kỳ khoảng trắng đầu hoặc cuối nào khỏi nội dung. Nếu sau đó ô trống, mọi định dạng sẽ bị xóa khỏi ô.

Khi macro được thực hiện xong, bạn có thể lưu và đóng sổ làm việc, mở lại nó và bạn sẽ có thể sử dụng Ctrl + End để chuyển đến phần cuối thực sự của dữ liệu của mình. Nếu điều này vẫn không hoạt động, điều đó có nghĩa là các ô đang được nhập vào sổ làm việc có một số ký tự không in, không nhìn thấy khác trong đó. Ví dụ, có thể có một số ký tự điều khiển kỳ lạ trong các ô. Trong trường hợp này, bạn cần nói chuyện với bất kỳ ai đang tạo tệp nhập của bạn. Giải pháp tốt nhất, tại thời điểm này, sẽ là người đó sửa đổi chương trình của họ để nó không bao gồm “thùng rác” mà Excel đang nhầm với nội dung ô hợp lệ.

_Lưu ý: _

Nếu bạn muốn biết cách sử dụng các macro được mô tả trên trang này (hoặc trên bất kỳ trang nào khác trên trang ExcelTips), tôi đã chuẩn bị một trang đặc biệt bao gồm thông tin hữu ích.

ExcelTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Excel hiệu quả về chi phí.

Mẹo này (3297) áp dụng cho Microsoft Excel 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Excel (Excel 2007 trở lên) tại đây: