Khi bạn đang phát triển trang tính sẽ được người khác sử dụng, bạn có thể muốn giới hạn những gì người dùng của bạn có thể nhập vào một ô cụ thể. Ví dụ: bạn có thể có một ô mà người dùng sẽ nhập bộ phận của họ. Rõ ràng bạn sẽ muốn họ chỉ vào một trong những phòng ban hợp lệ cho công ty của bạn.

Để đảm bảo rằng chỉ một số phòng ban nhất định có thể được nhập vào ô, hãy làm theo các bước sau:

  1. Chọn ô mà người dùng sẽ nhập tên bộ phận.

  2. Chọn Xác thực từ menu Dữ liệu. Excel sẽ hiển thị hộp thoại Xác thực Dữ liệu.

  3. Tab Cài đặt sẽ được hiển thị. (Xem Hình 1.)

  4. Sử dụng danh sách thả xuống Cho phép, chọn Danh sách.

  5. Trong hộp Nguồn, hãy nhập tên bộ phận của bạn, được phân tách bằng dấu phẩy.

  6. Hiển thị tab Cảnh báo lỗi. Trên tab này, bạn chỉ định một thông báo lỗi mà người dùng sẽ thấy nếu họ nhập tên bộ phận không phù hợp. (Xem Hình 2.)

  7. Trong trường Tiêu đề, nhập cụm từ “Nhập Tên Phòng ban Hợp lệ”.

  8. Trong hộp Thông báo lỗi, hãy nhập một thông báo cho biết người dùng đã làm không chính xác. Bạn cũng nên cho biết tên bộ phận được chấp nhận.

  9. Bấm OK.

Đó là nó. Bây giờ, người dùng chỉ có thể nhập một trong các tên bộ phận hợp lệ của bạn. Tốt hơn, khi họ chọn ô, họ sẽ thấy một mũi tên thả xuống ở bên phải của ô, nơi họ có thể chọn từ các tên phòng ban bạn đã chỉ định trong bước 5. Nếu họ nhập sai, họ sẽ thấy thông báo lỗi. và sẽ cần thay đổi những gì họ đã nhập.

ExcelTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Excel hiệu quả về chi phí.

Mẹo này (2943) áp dụng cho Microsoft Excel 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Excel (Excel 2007 trở lên) tại đây: