Gary có một trang tính mà mọi người trong văn phòng của anh ấy sử dụng để nhập dữ liệu. Anh ấy muốn đảm bảo rằng trong một ô cụ thể, họ chỉ có thể nhập một giá trị số. Anh ấy tự hỏi làm thế nào để ngăn họ nhập các mục khác — như văn bản hoặc ngày hoặc giờ — vào ô.

Cách dễ nhất để làm điều này là sử dụng tính năng xác thực dữ liệu của Excel.

Tính năng này cho phép bạn xác định các tham số của những gì có thể được nhập vào một ô. Làm theo các bước sau:

  1. Chọn ô bạn muốn dùng để nhập giá trị.

  2. Chọn Xác thực từ menu Dữ liệu. Excel hiển thị tab Cài đặt của hộp thoại Xác thực Dữ liệu. (Xem Hình 1.)

  3. Sử dụng danh sách thả xuống Cho phép, chọn Số nguyên hoặc Số thập phân, tùy thuộc vào loại đầu vào số bạn muốn cho phép. Excel thay đổi các điều khiển có sẵn trong hộp thoại.

  4. Sử dụng danh sách Dữ liệu thả xuống, đảm bảo rằng Giữa được chọn.

  5. Trong hộp Tối thiểu và Tối đa, hãy nhập giới hạn dưới và giới hạn trên của những gì bạn muốn người dùng nhập vào ô.

  6. Trên các tab khác của hộp thoại, hãy nhập thông báo đầu vào và thông báo lỗi, nếu muốn.

  7. Bấm OK.

Giờ đây, mọi người chỉ có thể nhập một giá trị số trong phạm vi bạn đã chỉ định. Một ngoại lệ cho điều này là ngày và giờ. Vì chúng được duy trì nội bộ, bởi Excel, dưới dạng số, có thể nhập ngày, miễn là ngày được phân tích cú pháp thành một giá trị số nằm trong phạm vi bạn chỉ định.

Ví dụ: nếu bạn thiết lập xác thực dữ liệu để chỉ cho phép các giá trị từ 20.000 đến 21.000, thì ai đó có thể nhập ngày là 6/11/1956 vì Excel phân tích cú pháp ngày thành toàn bộ số 20,617. Cách tốt nhất để xử lý ngày và giờ là định dạng ô để nó sử dụng định dạng số, điều này sẽ ngăn Excel hiển thị ngày và giờ.

ExcelTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Excel hiệu quả về chi phí.

Mẹo này (2425) áp dụng cho Microsoft Excel 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Excel (Excel 2007 trở lên) tại đây: