Việc sử dụng Excel để nhập dữ liệu là khá phổ biến. Khi bạn đang nhập thông tin, bạn có thể muốn giới hạn những gì có thể được đặt trong một ô cụ thể. Ví dụ: bạn có thể đang làm việc trên sổ đăng ký nhân viên và bạn cần đảm bảo rằng bạn chỉ nhập tên của mỗi nhân viên một lần duy nhất vào trang tính.

Một cách để tiếp cận thử thách này là tạo danh sách các tên được phép, trên một trang tính khác hoặc ở một vị trí khác trên cùng một trang tính. Đặt cho danh sách tên này một tên xác định, chẳng hạn như ValidNames.

Sau đó, hãy làm theo các bước sau:

  1. Chọn các ô mà bạn sẽ nhập tên nhân viên; những cái mà bạn muốn đảm bảo rằng bạn chỉ nhập mỗi tên một lần. (Đối với ví dụ này, giả sử bạn chọn các ô A1: A10.)

  2. Chọn Xác thực từ menu Dữ liệu. Excel sẽ hiển thị hộp thoại Xác thực Dữ liệu.

  3. Đảm bảo rằng tab Cài đặt được hiển thị. (Xem Hình 1.)

  4. Trong danh sách thả xuống Cho phép, chọn Tùy chỉnh.

  5. Trong hộp Công thức (xuất hiện khi bạn hoàn thành bước 4), hãy nhập công thức sau:

=AND(COUNTIF(ValidNames,A1)=1,COUNTIF($A$1:$A$10,A1)=1)

Bấm OK để đóng hộp thoại.

Công thức xác thực này hoạt động vì nó kiểm tra phạm vi đầu vào (A1: A10)

và đảm bảo rằng không có nhiều hơn một tên từ danh sách ValidNames xuất hiện ở đó. Có nhiều biến thể khác trên công thức cụ thể này có thể được sử dụng, vì Excel cung cấp nhiều cách khác nhau để hoàn thành cùng một nhiệm vụ. Ví dụ về phương pháp công thức thay thế được cung cấp trong Cơ sở kiến ​​thức Microsoft:

http://support.microsoft.com/kb/213185

Mặc dù bài viết trong Cơ sở Kiến thức dành riêng cho Excel 2000, nhưng công thức ở gốc của bài viết (bước 7) sẽ hoạt động tốt trong các phiên bản Excel khác.

Các phương thức công thức này hoạt động hiệu quả nếu bạn đang nhập tên vào danh sách đầu vào của mình. Thay vào đó, nếu bạn thích sử dụng danh sách thả xuống để chọn tên, có một phương pháp khéo léo được trình bày tại trang Web này:

http://www.contextures.com/xlDataVal03.html

Điều làm cho nó bóng bẩy là danh sách thả xuống là động. Ví dụ: khi bạn chọn tên để chuyển vào một ô, tên đó sẽ bị xóa khỏi danh sách thả xuống được sử dụng để chọn tên trong các ô khác. Khá đẹp.

ExcelTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Excel hiệu quả về chi phí.

Mẹo này (2751) áp dụng cho Microsoft Excel 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Excel (Excel 2007 trở lên) tại đây: