Khi bạn đang phát triển một bảng tính, bạn có thể muốn giới hạn những gì người dùng có thể đưa vào một ô cụ thể. Ví dụ: bạn có thể muốn đảm bảo rằng các mục nhập trong một ô dài chính xác bốn ký tự, bắt đầu bằng số 6, theo sau là bất kỳ chữ số nào, sau đó là một chữ cái và sau đó là bất kỳ chữ số nào.

Có ba cách để xác nhận như vậy. Đầu tiên, tất nhiên, là viết một macro sẽ kiểm tra đầu vào và đảm bảo rằng các mục nhập tuân theo mẫu mong muốn. Cách pha chế một macro như vậy đã được đề cập trong các vấn đề khác của ExcelTips.

Một phương pháp khác, không sử dụng macro, là dựa vào tính năng xác thực dữ liệu của Excel. Nếu số lượng mục nhập hợp lệ không quá dài, bạn có thể thử các bước chung sau:

  1. Trên một trang tính trống, hãy tạo một danh sách các mục nhập hợp lệ.

  2. Trên trang tính được sử dụng để nhập, đánh dấu ô mà mục nhập sẽ được thực hiện.

  3. Chọn Xác thực từ menu Dữ liệu. Excel sẽ hiển thị hộp thoại Xác thực Dữ liệu. (Xem Hình 1.)

  4. Sử dụng danh sách thả xuống Cho phép, chọn Danh sách.

  5. Với điểm chèn trong hộp Nguồn, hãy chọn danh sách bạn đã đặt cùng nhau ở bước 1.

  6. Nhấp vào OK.

Giờ đây, bất cứ khi nào ai đó cố gắng nhập dữ liệu không có trong danh sách các giá trị được chấp nhận của bạn, các quy tắc xác thực sẽ có hiệu lực và người dùng buộc phải thay đổi mục nhập.

Bạn cũng có thể sử dụng tính năng xác thực dữ liệu theo một cách khác. Nếu bạn có các quy tắc được xác định rõ ràng cho mục nhập dữ liệu của mình, thì bạn có thể kết hợp công thức mô tả mục nhập hợp lệ. Sau đây là một trong những công thức như vậy:

=AND((LEN(A1)=4),(LEFT(A1,1)="6"),(ISNUMBER(VALUE( (MID(A1,2,1))))),(CODE(MID(UPPER(A1),3,1))>64),(CODE( MID(UPPER(A1),3,1))<91),(ISNUMBER(VALUE((MID(A1,4,1))))))

Hãy nhớ rằng đây là một công thức duy nhất, được nhập tất cả trên một dòng, sử dụng các bước chung sau:

  1. Đánh dấu ô mà mục nhập sẽ được thực hiện. (Công thức trên giả sử bạn đang sử dụng ô A1. Nếu một ô khác được chọn, bạn sẽ cần thực hiện các thay đổi tham chiếu thích hợp cho công thức trên.)

  2. Chọn Xác thực từ menu Dữ liệu. Excel sẽ hiển thị hộp thoại Xác thực Dữ liệu.

  3. Sử dụng danh sách thả xuống Cho phép, chọn Tùy chỉnh.

  4. Nhập công thức trên vào hộp Công thức. (Tất cả một dòng, không có dấu cách.)

  5. Nhấp vào OK.

Bạn có thể gặp lỗi khi nhấp vào OK, dựa trên nội dung của A1.

(Excel có thể cố gắng cho bạn biết rằng nội dung của A1 không xác thực theo quy tắc.) Điều này là OK; quy tắc xác thực bạn đang thiết lập sẽ phát huy tác dụng khi ai đó cố gắng nhập nội dung nào đó vào ô.

Về cơ bản, công thức phân tách mục nhập đang được thực hiện và xác định xem mỗi ký tự có nằm trong giới hạn hay không. Nếu không, thì kết quả của công thức là FALSE và các quy tắc xác thực sẽ có hiệu lực.

ExcelTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Excel hiệu quả về chi phí.

Mẹo này (2627) áp dụng cho Microsoft Excel 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Excel (Excel 2007 trở lên) tại đây: