Karen đã mô tả một vấn đề trong đó sổ làm việc được chia sẻ, được lưu trữ trên mạng công ty, định kỳ mất tất cả dữ liệu mà sổ đó đã chứa trước đó. Khi cố gắng tìm ra vấn đề, Karen đã thực hiện các bài kiểm tra trong đó cô và đồng nghiệp cố gắng mở tệp cùng lúc và lưu nó cùng lúc, nhưng tất cả các bài kiểm tra đều giữ nguyên dữ liệu. Tuy nhiên, cô ấy báo cáo rằng đôi khi dữ liệu sổ làm việc bị xóa đơn giản; xóa sạch.

Vấn đề này có lẽ là một ví dụ điển hình về lý do tại sao nhiều người từ chối tin tưởng các sổ làm việc được chia sẻ trong Excel. Nhiều người có trải nghiệm liên quan đến việc dữ liệu bị hỏng, thông tin bị ghi đè hoặc dữ liệu hoàn toàn biến mất. Tất cả các vấn đề đều bắt nguồn từ việc một sổ làm việc được chia sẻ và các vấn đề sẽ biến mất khi tính năng chia sẻ bị tắt.

Điều này dẫn đến gợi ý đầu tiên: không chia sẻ sổ làm việc. Nếu bạn “hủy chia sẻ” nó, thì chỉ một người duy nhất có thể mở sổ làm việc tại một thời điểm, điều này làm giảm độ phức tạp và giảm nguy cơ tham nhũng.

Nếu dữ liệu chứa trong sổ làm việc rộng và nó phải được chia sẻ giữa nhiều người dùng, hãy xem xét chuyển đổi sang chương trình được thiết kế để có tính toàn vẹn dữ liệu tốt hơn trong môi trường nhiều người dùng, chẳng hạn như Access.

Nếu không thể, hãy xem xét bật Theo dõi Thay đổi trong Excel (một tùy chọn khả dụng khi bạn chia sẻ sổ làm việc) để lịch sử thay đổi được duy trì. Điều này cho phép bạn xem ai đã thay đổi sổ làm việc lần cuối. Nếu bạn mở sổ làm việc và thấy dữ liệu bị thiếu, việc kiểm tra lịch sử thay đổi có thể thực sự tiết lộ rằng dữ liệu đã bị xóa — có thể là do vô tình — bởi người dùng.

Tất nhiên, có thể lịch sử thay đổi có thể không cung cấp thông tin mà bạn hy vọng. Lý do mà việc chia sẻ sổ làm việc có thể dẫn đến hỏng dữ liệu là cách Excel cho phép người dùng làm việc với dữ liệu. Trong một chương trình chẳng hạn như Access, dữ liệu được tìm nạp và làm việc trên cơ sở từng bản ghi. Trong khi bản ghi đang được người dùng sử dụng, không người dùng nào khác có thể thực hiện các thay đổi đối với bản ghi, nhưng họ có thể thực hiện các thay đổi đối với các bản ghi khác.

Trong Excel, toàn bộ sổ làm việc được chuyển đến máy tính của người dùng, không chỉ một bản ghi duy nhất từ ​​dữ liệu trong sổ làm việc. Trong trường hợp sổ làm việc được chia sẻ, điều này có nghĩa là nhiều bản sao của sổ làm việc thực sự được mở cùng một lúc và Excel được giao trách nhiệm giải quyết các xung đột tiềm ẩn trong dữ liệu. Xem xét tình huống sau:

  • Người dùng 1 mở sổ làm việc, có nghĩa là một bản sao của sổ làm việc hiện nằm trong bộ nhớ hệ thống của anh ta.

  • Mười phút sau Người dùng 2 mở sổ làm việc được chia sẻ. Phiên bản này, hiện nằm trong bộ nhớ của hệ thống của Người dùng 2, không có bất kỳ thay đổi nào được thực hiện trong 10 phút qua bởi Người dùng 1.

  • Năm phút sau Người dùng 2 lưu sổ làm việc được chia sẻ nhưng vẫn tiếp tục làm việc.

  • Hai phút sau, Người dùng 3 mở sổ làm việc được chia sẻ. Phiên bản này là phiên bản mà Người dùng 2 vừa lưu và không bao gồm bất kỳ điều gì do Người dùng 1 thực hiện hoặc bất kỳ thay đổi bổ sung nào do Người dùng 2 thực hiện kể từ lần lưu cuối cùng.

  • Mười ba phút sau, cả ba người dùng lưu phiên bản sổ làm việc được chia sẻ của họ và thoát khỏi Excel.

Trong kịch bản ba mươi phút này, có ai có thể cho biết thay đổi nào của người dùng được lưu trong phiên bản cuối cùng của sổ làm việc không? Những thay đổi nào nên được lưu? Khi bạn xem xét các phân nhánh của một trường hợp như vậy (và trường hợp này không phải là hiếm), thì bạn có thể thấy tại sao nhiều người đề xuất không sử dụng Excel trong môi trường chia sẻ.

ExcelTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Excel hiệu quả về chi phí.

Mẹo này (2998) áp dụng cho Microsoft Excel 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Excel (Excel 2007 trở lên) tại đây: